Capitolo 9 — Portale Inviti (RSVP)

9.1 Cos'è il Portale Inviti

Il Portale Inviti (detto anche RSVP - "Répondez s'il vous plaît") è una piattaforma online che permette agli invitati di:

Confermare la partecipazione a una cerimonia
Rifiutare la partecipazione
Indicare accompagnatori (se previsto dalla cerimonia)
Designare un rappresentante (se previsto dalla cerimonia)

Caratteristiche:

Accesso senza login — Gli invitati non hanno bisogno di username/password
Accesso tramite link univoco — Ogni invitato riceve un link personalizzato via email
Sicurezza — Il link contiene un codice univoco (GUID) valido solo per l'invitato specifico
Feedback in tempo reale — Lo stato della risposta si aggiorna automaticamente in CerimoniereWeb
Procedura guidata a passi — Il portale accompagna l'invitato attraverso una sequenza di schermate

9.2 Come accedere al Portale Inviti

Passo 1: Ricevere l'email con il link

Quando la segreteria invia gli inviti tramite CerimoniereWeb (vedere Capitolo 5 - Inviti), ogni invitato riceve un email personalizzata con:

Saluto personalizzato (es: "Spett.le Dott. Rossi")
Dettagli della cerimonia (data, ora, luogo)
Link personalizzato univoco — Questo è il link del portale inviti
Istruzioni brevi su come rispondere

Schermata: L'utente visualizza un'email nella propria casella di posta con oggetto personalizzato (ad esempio: "Invito alla cerimonia del 15 aprile 2026"). Il corpo del messaggio contiene un saluto formale con il nominativo del destinatario (titolo, cognome e nome), seguito da informazioni sull'evento. In fondo al testo è presente un collegamento ipertestuale — il link univoco del portale inviti — con la forma https://DOMINIO-INVITI/invitations/CODICE-UNIVOCO. Il codice univoco nell'URL identifica esclusivamente questo invito e non è condiviso con nessun altro.

Passo 2: Cliccare il link nell'email

Aprite l'email ricevuta
Cercate il link con il testo "Rispondi all'invito", "Conferma partecipazione", oppure un URL che assomiglia a:
```
https://DOMINIO-INVITI/invitations/ABC123DEF456
```
Cliccate il link
Il vostro browser si apre e carica il Portale Inviti

Passo 3: Caricamento della pagina

Quando fate clic, il portale:

Recupera i dati del vostro invito tramite il codice univoco nel link
Verifica che il codice sia valido e che l'invito non sia scaduto
Visualizza la schermata iniziale con i dettagli della cerimonia e il modulo di risposta

Se il codice non è valido o l'invito è scaduto, viene mostrato un messaggio di errore.

Schermata: L'utente visualizza la pagina principale del Portale Inviti, su sfondo grigio chiaro. Al centro della pagina è presente un riquadro bianco con angoli arrotondati e ombra. In cima al riquadro compare l'indicatore di avanzamento a passi (stepper), con i cerchi numerati corrispondenti alle fasi previste dalla cerimonia (ad esempio: 1 Partecipazione — 2 Rappresentante — 3 Accompagnatori — 4 Riepilogo); il passo corrente è evidenziato in blu. Sotto lo stepper, il corpo della pagina mostra il titolo della cerimonia in viola/indigo, un saluto personalizzato ("Gentile [Nominativo],"), la data e l'ora della cerimonia con relativa icona a calendario, e il luogo con indirizzo e città con icona a segnaposto geografico. In fondo compare la richiesta di conferma con la data di scadenza, se impostata. Se il link è scaduto, al posto del modulo appare un avviso rosso con la dicitura "Invito non più valido" e l'invito a contattare la segreteria.

9.3 Procedura guidata di risposta

Il portale utilizza una procedura a passi (wizard) con un indicatore di avanzamento in cima alla pagina. I passi visibili dipendono dalla configurazione della cerimonia:

Passo	Nome	Sempre visibile?
1	Partecipazione	Sì
2	Rappresentante	Solo se la cerimonia lo prevede
3	Accompagnatori	Solo se la cerimonia lo prevede
4	Riepilogo	Sì

Passo 1: Partecipazione

La prima schermata mostra:

Il titolo della cerimonia
Il messaggio di benvenuto personalizzato (es: "Gentile Dott. Rossi,")
La data e l'ora della cerimonia
Il luogo, l'indirizzo e la città

In fondo alla pagina sono presenti due pulsanti:

"Non Potrò Partecipare" (pulsante rosso) — Cliccate qui se non parteciperete
"Confermo la Presenza" (pulsante verde) — Cliccate qui se parteciperete

Se la data di scadenza dell'invito è superata, al posto dei pulsanti compare il messaggio "Invito non più valido" con la data di scadenza e l'invito a contattare la segreteria.

Schermata: L'utente visualizza il Passo 1 del modulo di risposta. Il titolo della cerimonia è mostrato in grande al centro, seguito dal saluto personalizzato e dai dettagli dell'evento (data, ora, luogo, indirizzo, città). In fondo alla scheda compaiono due pulsanti affiancati: a sinistra il pulsante rosso chiaro con icona X e testo "Non Potrò Partecipare", a destra il pulsante verde con icona di spunta e testo "Confermo la Presenza". Su schermi stretti (mobile) i due pulsanti si dispongono uno sopra l'altro, occupando tutta la larghezza disponibile. Se la data di scadenza è superata, i pulsanti non sono presenti e al loro posto appare un pannello rosso con bordo laterale con il messaggio "Invito non più valido" e la data e l'ora esatte di scadenza.

Se cliccate "Non Potrò Partecipare"

Il sistema salta direttamente al Passo 4 (Riepilogo) con la partecipazione impostata su "No". Da lì potete confermare il rifiuto cliccando "Conferma e Invia Dati".

Se cliccate "Confermo la Presenza"

Il sistema passa al passo successivo (Rappresentante, Accompagnatori o Riepilogo, a seconda della configurazione della cerimonia).

Passo 2: Rappresentante (opzionale)

Questo passo è visibile solo se la cerimonia prevede la possibilità di designare un rappresentante.

Viene mostrato un menu a tendina "Chi parteciperà all'evento?" con le seguenti opzioni:

"Io ([vostro nominativo])" — Parteciperete personalmente
"Un mio rappresentante" — Designate un'altra persona a rappresentarvi

Se scegliete "Un mio rappresentante"

Compaiono i campi per inserire i dati del rappresentante:

Titolo (opzionale)
Cognome (obbligatorio)
Nome (obbligatorio)
Incarico (opzionale)
Note (opzionale)

I pulsanti di navigazione in fondo alla schermata sono:

"Indietro" — Torna al Passo 1
"Avanti" — Procede al passo successivo

Schermata: L'utente visualizza il Passo 2 del modulo. In cima è presente il menu a tendina "Chi parteciperà all'evento?" con le opzioni disponibili: "Io ([nominativo dell'invitato])", "Un mio rappresentante", e, se applicabile, il nominativo pre-inserito dalla segreteria. Quando si seleziona "Un mio rappresentante", sotto al menu compaiono i campi per i dati del rappresentante: Cognome (obbligatorio), Nome (obbligatorio), Titolo (opzionale, con segnaposto "Es. Dott., Ing., Sig."), Incarico (opzionale, con segnaposto "Es. Amministratore Delegato, Direttore") e Note (area di testo opzionale). In fondo alla scheda due pulsanti: "Indietro" (grigio, a sinistra) e "Avanti" (blu, a destra) per navigare tra i passi.

Passo 3: Accompagnatori (opzionale)

Questo passo è visibile solo se la cerimonia prevede la possibilità di portare accompagnatori.

Viene mostrato un menu a tendina "Sarà accompagnato/a?" con le opzioni:

"Sì, avrò accompagnatori"
"No, parteciperò da solo/a"

Se scegliete "Sì, avrò accompagnatori"

Compaiono uno o più moduli per inserire i dati degli accompagnatori. Per ciascun accompagnatore è possibile indicare:

Titolo (opzionale)
Cognome (obbligatorio)
Nome (obbligatorio)
Note (opzionale)

È possibile aggiungere ulteriori accompagnatori tramite il pulsante "+ Aggiungi", fino al limite massimo stabilito dalla cerimonia. Per rimuovere un accompagnatore aggiunto, cliccate il pulsante di rimozione accanto al relativo modulo.

I pulsanti di navigazione in fondo alla schermata sono:

"Indietro" — Torna al passo precedente
"Avanti (Riepilogo)" — Procede al riepilogo

Schermata: L'utente visualizza il Passo 3 del modulo. In cima è presente il menu a tendina "Sarà accompagnato/a?" con le opzioni "Sì, avrò accompagnatori" e "No, parteciperò da solo/a". Selezionando "Sì, avrò accompagnatori", compare sotto al menu un modulo per il primo accompagnatore con i campi Cognome (obbligatorio), Nome (obbligatorio), Titolo (opzionale) e Note (opzionale). Se sono stati aggiunti più accompagnatori, ogni scheda aggiuntiva riporta in alto il titolo "Accompagnatore 2", "Accompagnatore 3" ecc., e un pulsante circolare rosso in alto a destra per rimuovere quell'accompagnatore. Sotto all'ultimo modulo compare il pulsante verde "+ Aggiungi" per inserire un ulteriore accompagnatore (disabilitato se si raggiunge il numero massimo consentito dalla cerimonia). In fondo alla scheda: "Indietro" (grigio, a sinistra) e "Avanti (Riepilogo)" (blu, a destra).

Passo 4: Riepilogo e invio

L'ultima schermata mostra un riepilogo di tutti i dati inseriti:

Stato partecipazione — "Sì" o "No"
Dettagli del rappresentante (se applicabile)
Elenco degli accompagnatori (se applicabile)

I pulsanti in fondo alla schermata sono:

"Indietro" / "Modifica Accompagnatori" / "Modifica Rappresentante" — Torna al passo precedente per correggere i dati
"Conferma e Invia Dati" (pulsante verde) — Invia definitivamente la risposta

Dopo aver cliccato "Conferma e Invia Dati", appare la schermata di conferma con il messaggio:

"Invito aggiornato con successo!" "Le tue informazioni sono state salvate e la conferma di partecipazione è stata registrata."

La pagina mostra anche il pulsante "Visualizza invito" per tornare alla pagina iniziale del vostro invito.

Schermata: L'utente visualizza il Passo 4 con il riepilogo completo delle scelte effettuate. La pagina è suddivisa in sezioni separate da linee orizzontali: la prima sezione "Stato Partecipazione" mostra la voce "Partecipazione confermata: Sì" (in verde) oppure "No". Se la cerimonia prevede il rappresentante, segue la sezione "Dettagli del Rappresentante" con l'elenco in formato etichetta-valore dei dati inseriti (Titolo, Cognome, Nome, Incarico, Note). Se la cerimonia prevede accompagnatori, segue la sezione "Accompagnatori (N)" con la lista numerata di ciascun accompagnatore e i relativi dati. In fondo alla pagina compaiono due pulsanti: a sinistra un pulsante grigio il cui testo varia in base ai passi percorsi ("Indietro", "Modifica Accompagnatori" o "Modifica Rappresentante"), e a destra il pulsante verde "Conferma e Invia Dati". Dopo aver cliccato "Conferma e Invia Dati", lo stepper scompare e al suo posto compare la schermata di conferma con una grande icona di spunta verde, il titolo "Invito aggiornato con successo!" e il messaggio "Le tue informazioni sono state salvate e la conferma di partecipazione è stata registrata.", seguito dal pulsante "Visualizza invito" per tornare alla pagina dell'invito.

9.4 Stati della risposta

Lo stato di un invito evolve in base alle vostre azioni:

Stato	Significato	Azioni possibili
Spedito	L'invito è stato inviato, in attesa di risposta	Confermare, Rifiutare
Accettato	Avete confermato la partecipazione	Modificare, Rifiutare
Rifiutato	Avete rifiutato la partecipazione	Modificare, Accettare
Confermato	La segreteria ha confermato manualmente la vostra partecipazione	Contattare la segreteria

Modificare la risposta

Dopo aver inviato una risposta, potete modificarla:

Cliccate di nuovo il link dell'invito (dall'email originale)
Il portale ricarica la pagina iniziale con i dati della cerimonia
Ripercorrete la procedura guidata con le nuove scelte desiderate
Cliccate "Conferma e Invia Dati" al passo 4
La risposta è aggiornata nel database di CerimoniereWeb

9.5 Scadenza dell'invito

Come funziona la scadenza

Ogni cerimonia può specificare la data di scadenza dell'invito impostata dalla segreteria (vedere Capitolo 5 - Inviti).

Se la data di scadenza è impostata e superata:

Il Passo 1 mostra il messaggio "Invito non più valido" con la data e l'ora di scadenza
I pulsanti di risposta non sono accessibili
Il messaggio invita a contattare la segreteria

Estendere una scadenza superata

Se avete ricevuto l'invito tardi e la scadenza è già passata:

Contattate la segreteria dell'evento

9.6 Domande frequenti sul Portale Inviti

"Non ho ricevuto l'email con il link"

Cause possibili:

L'email è finita nella cartella SPAM/POSTA INDESIDERATA
L'indirizzo email nel sistema è sbagliato
Il servizio di posta è temporaneamente fermo
L'invito non è stato ancora inviato dalla segreteria

Soluzioni:

Controllate la cartella SPAM/Posta indesiderata
Chiedete alla segreteria di verificare che il vostro indirizzo email sia corretto
Chiedete di reinviare l'email
Se il problema persiste, contattate il supporto tecnico

"Il link non funziona più"

Cause:

L'invito è scaduto (vedere sezione 9.5)
Avete copiato male il link (caratteri mancanti o aggiunti)
Il browser ha problemi di connessione
Il servizio di CerimoniereWeb è temporaneamente non disponibile

Soluzioni:

Verificate che sia il link corretto (copiatelo di nuovo dall'email)
Provate con un browser diverso (Chrome, Firefox, Edge, Safari)
Svuotate la cache del browser (Ctrl+Shift+Canc) e ricaricate
Se scaduto, contattate la segreteria per un nuovo link

"Dopo aver cliccato il link, non vedo il modulo"

Possibili cause:

La pagina è ancora in caricamento (attendete 3-5 secondi)
La connessione Internet è lenta o assente
JavaScript è disabilitato nel browser
Il codice univoco del link è corrotto

Soluzioni:

Attendete che la pagina finisca di caricare
Ricaricate la pagina (F5)
Contattate l'amministratore IT della vostra sede per verificare che JavaScript sia abilitato
Se il problema persiste, chiedete alla segreteria di elaborare manualmente la vostra risposta

"Ho confermato per errore, come faccio a modificare?"

Vedete la sezione 9.4 — "Modificare la risposta". Potete cliccare di nuovo il link e ripercorrere la procedura cambiando la vostra risposta in qualsiasi momento prima della scadenza.

"Posso portare un accompagnatore?"

Dipende dalla cerimonia. Se la procedura guidata include il passo "Accompagnatori", potete specificarlo. Se tale passo non compare, la cerimonia non prevede accompagnatori. Contattate la segreteria per ulteriori informazioni.

"Quali dati mi viene chiesto di fornire?"

I campi del modulo variano a seconda della cerimonia. Tipicamente:

Obbligatorio: Conferma o rifiuto della partecipazione (Passo 1)
Obbligatorio se inserito: Cognome e Nome del rappresentante o degli accompagnatori
Opzionale: Titolo, Incarico, Note per rappresentante e accompagnatori

Non dovete fornire nessun dato sensibile (es: numero di carta di credito, PIN personali). Se vi viene chiesto, è un errore o una truffa — Contattate subito la segreteria.

9.7 Privacy e Sicurezza

Come sono protetti i vostri dati

Link univoco con GUID — Ogni link contiene un codice specifico per una persona e non riutilizzabile da altri
HTTPS — La comunicazione è crittografata
Scadenza configurabile — Il link può scadere dopo un periodo di tempo stabilito dalla segreteria
Nessun login richiesto — Non dovete creare account

Conformità normative

I vostri dati (nome, email, risposta) sono trattati secondo il GDPR
Vengono conservati solo per il tempo necessario all'organizzazione dell'evento
Non vengono venduti o ceduti a terzi
Potete richiedere l'eliminazione dei vostri dati contattando la segreteria

Segnalare problemi di sicurezza

Se notate:

Un link che sembra sospetto o non autentico
Richieste inusuali di dati personali tramite il portale
Qualsiasi anomalia tecnica

Contattate immediatamente la segreteria e non completate nessun'azione nel portale.

9.8 Supporto agli invitati

Chi contattare se avete problemi

Problema	Contattare
"Non ho ricevuto l'email d'invito"	Segreteria dell'evento
"Il link non funziona"	Segreteria dell'evento
"Ho domande sulla cerimonia" (data, ora, luogo)	Segreteria dell'evento
"Problemi tecnici o di browser"	Supporto IT dell'organizzazione / Segreteria
"Segnalazione di sicurezza"	Segreteria + Team di supporto tecnico

Contatti segreteria

I contatti della segreteria sono forniti nell'email di invito. Tipicamente:

Email: segreteria@organizzazione.it
Telefono: (numero fornito nell'email)
Orari: Lunedì-Venerdì 09:00-17:00

Fine Capitolo 9