Capitolo 6 — Platea
6.1 Panoramica della Gestione Platea
La "Platea" è il modulo di CerimoniereWeb dedicato alla disposizione fisica dei posti a sedere all'interno della sala dell'evento. Permette di:
- Disegnare visivamente la platea con file, colonne e posti
- Assegnare personalità agli specifici posti secondo il protocollo
- Gestire posti vuoti, posti riservati, settori con colori diversi
- Generare stampe e esportazioni della disposizione
- Controllare che ogni invitato sia correttamente posizionato
Chi accede alla Platea
| Ruolo | Accesso | Azione |
|---|---|---|
| Platea | Completo | Crea, modifica, assegna posti, stampa |
| Platea (sola lettura) | Lettura | Visualizza platea e modelli, stampe |
| Segreteria | Nessuno | Non accede al modulo Platea |
Sezioni principali
- Modelli Platea - Modelli riutilizzabili di configurazioni di platea
- Platea di Cerimonia - Layout specifico di una singola cerimonia
- Monitor di Platea - Visualizzazione in tempo reale durante l'evento (vedi Cap. 8)
6.2 Modelli Platea
Un Modello Platea è un modello riutilizzabile che definisce una disposizione standard di posti. Serve per evitare di ridisegnare la platea da zero per ogni cerimonia.
6.2.1 Visualizzare la lista di modelli
Navigazione: Menu principale → Eventi → Modelli Platea
La pagina mostra una tabella con: - Nome: identificativo del modello (es. "Sala Principale 100 Posti") - Azioni: Anteprima, Modifica
6.2.2 Creare un nuovo modello
I modelli non si creano dalla pagina "Modelli Platea", ma direttamente dall'editor visuale della platea di una cerimonia. Il flusso corretto è il seguente:
Passaggi:
- Aprire l'editor visuale della platea di qualsiasi cerimonia (Menu → Eventi → Cerimonie → selezionare la cerimonia → cliccare su azione Platea)
- Configurare la platea con la struttura desiderata (righe, colonne, tipi di posti, settori)
- Nella toolbar in alto, fare clic sull'icona Modelli (icona documento)
- Dal menu a tendina, selezionare Salva Modello
- Il sistema chiede se creare un nuovo modello o aggiornarne uno esistente:
- Selezionare Nuovo modello
- Si apre un campo di testo: inserire il nome del modello (es. "Sala Plenaria 120 posti")
- Fare clic su Conferma per confermare
Il modello viene salvato e sarà disponibile nell'elenco dei modelli e nell'elenco di "Importa Modello" di tutte le cerimonie.
Nota: La pagina "Modelli Platea" (Menu → Eventi → Modelli Platea) non dispone di un pulsante di creazione. Mostra solo la lista dei modelli esistenti con le azioni di ricerca, anteprima, rinomina ed eliminazione.
6.2.3 Configurare il modello visivamente (Disegno della platea)
Una volta creato il modello vuoto, è possibile personalizzarlo:
Editor Visuale: - Griglia interattiva con [n_righe] × [n_colonne] celle - Ogni cella = un potenziale posto - Clicca su una cella per mostrarne il dettaglio
Operazioni disponibili:
Aggiungere un posto: 1. Fare clic su una cella vuota 2. cliccare sul pulsante Crea posto della toolbar
Rimuovere un posto: 1. Fare clic su un posto (diventa evidenziato) 2. Fare clic su Elimina Posto della toolbar 3. La cella torna vuota
Aggiungere/rimuovere righe e colonne: 1. Menu contestuale (click mouse destro) sulla grilia, menu Griglia: - +1 Inserisci Riga: aggiunge una riga di celle vuote in fondo - +1 Inserisci Colonna: aggiunge una colonna di celle a destra - -1 Elimina Riga: elimina la riga - -1 Elimina Colonna: elimina la colonna a destra
- Fare clic sull'azione desiderata
- La griglia si aggiorna
Creare un settore: 1. Selezionare i posti da assegnare al settore 2. Menu contestuale (click mouse destro sulla grilia), menu Inserisci settore 3. Finestra di inserimento settore specificare: - il nome - il colore
Esempi di settori (con colori): - Rosso: Platea/Relatori - Blu: Ospiti VIP - Verde: Pubblico Generale - Giallo: Stampa - Grigio: Posti Riservati
- Confermare, l'etichetta del settore viene applicata e le celle colorate.
6.2.4 Tipi di posto
Ogni posto nel modello può avere un tipo specifico:
| Tipo | Codice | Uso |
|---|---|---|
| Ordinario | O | Posto standard per un invitato principale |
| Libero | L | Spazio nella griglia senza posto reale (corridoio, vuoto, passaggio) |
| Riservato | R | Posto tenuto libero per necessità specifiche (disabili, emergenze, autorità) |
| Settore | S | Posto appartenente a un settore colorato con nome personalizzato |
| Non Assegnabile | NA | Posto fisicamente presente nella griglia ma non assegnabile ad alcun invitato |
Come selezionare il tipo:
Il tipo di posto si imposta tramite i pulsanti della toolbar durante la modifica della platea: - Selezionare uno o più posti nella griglia - Fare clic sul pulsante corrispondente al tipo desiderato (Riservato, Non Assegnabile, ecc.)
Considerazioni: - I posti L (Libero) non vengono numerati e non possono ricevere assegnazioni - I posti R (Riservato) rimangono visibili nella platea anche se non assegnati - I posti NA (Non Assegnabile) appaiono nella griglia ma il sistema li esclude completamente dalla logica di assegnazione
6.2.5 Visualizzare anteprima del modello
Prima di salvare definitivamente:
- Fare clic sul pulsante Anteprima (occhio) in toolbar
- Si apre una vista in sola lettura del modello
- È possibile visualizzare come apparirà nella cerimonia
- Chiudere facendo clic su X
6.2.6 Salvare e modificare il modello
- Completare la configurazione visuale
- Fare clic sul pulsante Gestione Modelli e selezionare la voce Salva Modello*
- Seleziona Nuovo modello per salvare il modello specificando il nome
- Selezionare Modello esistente e selezionare il modello dalla lista al quale attribuire le nuove modifiche
Attenzione: Se il modello è già in uso in una cerimonia, le modifiche non interessano le cerimonie già create. Interesseranno solo le nuove assegnazioni.
6.2.7 Eliminare un modello
- Dalla lista, fare clic sul pulsante Elimina (cestino)
- Oppure: aprire il modello e fare clic su Elimina Modello in basso
- Una conferma appare:
Sei sicuro di voler eliminare il modello "Sala Principale"?
- Fare clic su Conferma Eliminazione
Il modello viene rimosso. Le cerimonie che lo usano mantengono la loro platea (non è cancellata).
6.3 Gestione della Platea di una Cerimonia
La Platea di una cerimonia è la configurazione specifica dei posti e l'assegnazione dei vostri inviti a quei posti.
6.3.1 Accedere alla platea di una cerimonia
Passaggi:
- Andare su Menu → Eventi → Cerimonie
- Dalla lista cerimonie, fare clic sull'icona platea della cerimonia desiderata
- Si apre l'editor visuale della platea per questa cerimonia
6.3.2 Scegliere un modello di base
Se è la prima volta che si accede alla platea di una cerimonia:
- Cliccare sul pulsante Gestione Modelli e selezionare Importa Modello
- Una finestra "Scelta Modello" appare con:
- Lista di tutti i modelli disponibili
-
Anteprima visuale di ciascuno
-
Fare clic sul modello desiderato
- La platea viene pre-compilata con la struttura del modello
- È possibile aggiungere/rimuovere posti e assegnare inviti
6.3.3 Editor visuale della platea
Una volta caricato il modello (o creato da zero), l'editor si presenta come segue.
Toolbar in alto: - Toolbar operative: 4 toolbar operative per gestire i posti, invitati e stampe - Abilita scambio — opzione che permette di scambiare due posti tra loro trascinando - Ricerca invitato — campo di testo per filtrare rapidamente un invitato nella platea - Slider zoom — regola il livello di ingrandimento della griglia
Contatori : - Posti Selezionati — numero di celle attualmente selezionate - Posti Creati — numero totale di posti presenti nella platea
Campi di dettaglio: - Note — campo testo libero per annotazioni sulla platea - Settore — campo per assegnare/visualizzare il settore del posto selezionato
Griglia centrale: - Griglia interattiva della platea - Ogni cella = un posto o uno spazio vuoto - Colori diversi = settori e stati diversi - Numeri sui posti = ordinale numerazione
Barra inferiore: - Ricerca / Risultati — campo di ricerca con lista dei risultati trovati - Lista Settori / Numero settori — elenco dei settori presenti con il relativo conteggio di posti - Legenda colore posti e invitati — mostra il significato di ciascun colore utilizzato nella griglia
Lista invitati: Accessibile tramite il primo pulsante della toolbar, contiene la lista degli invitati che hanno confermato l'invito.
Pulsante SALVA (verde, in basso o nella toolbar) — salva tutte le modifiche apportate alla platea.
6.3.4 Assegnare un invitato a un posto
Metodo 1: Drag & Drop (consigliato)
- Sulla sinistra, nella "Lista Invitati Disponibili", trovare il nominativo desiderato
- Trascinare il nome sul posto desiderato nella griglia centrale
- Il nome appare nel posto (il posto diventa verde = assegnato)
- L'invitato scompare dalla lista dei disponibili
- Ripetere per altri invitati
Metodo 2: Click su Riempi platea pulsante Cerimoniere inserirerà gli invitati secondo l'ordine definito nella lista invitati e assegnando il posto in base al tipo di cerimonia (Istituzionale o Religiosa)
6.3.5 Modificare o rimuovere un'assegnazione
Spostare un invitato da un posto a un altro:
- Attivare Abilita scambio dalla toolbar
- Selezionare un invitato e trascinarlo su un nuovo posto
Se il posto è occupato, il sistema scambierà autamaticamente i posti tra i due invitati
Rimuovere un'assegnazione (svuotare un posto):
- Fare clic sul posto con l'invitato assegnato
- Fare clic sul pulsante Libera posto
- Il posto torna vuoto (bianco/grigio)
6.3.6 Riempire automaticamente la platea
Se si hanno molti inviti da assegnare manualmente, utilizzare la funzione di riempimento automatico.
Passaggi:
- Dalla toolbar in alto, fare clic su Riempi Platea
Il sistema assegna automaticamente gli inviti ai posti, rispettando il protocollo o se modificato, l'ordinamento della lista invitati.
Puoi sempre annullare e rifare cliccando Svuota Platea prima.
6.3.7 Svuotare la platea
Se si desidera ricominciare da capo o riconfigurare completamente:
- Dalla toolbar, fare clic su Svuota Platea
- Una conferma appare:
Sei sicuro di voler rimuovere tutte le assegnazioni? Questa azione è reversibile (Ctrl+Z).
- Fare clic su Conferma
Tutti gli inviti tornano nella lista dei disponibili. I posti restano nella griglia ma vuoti.
6.3.8 Numerazione automatica dei posti (Assegna posto A1)
I posti possono essere numerati automaticamente per facilitare l'orientamento in sala.
Configurare la numerazione:
- Toolbar → Assegna posto A1
- Selezionare una delle seguenti opzioni:
Tipo di Numerazione: - Lineare a destra - Lineare a sinistra - Alternato dispari a destracolonna - Alternato liberi a sinistra
Il sistema assegna ad ogni posto una lettera e un numero a seconda della scelta effettuata
Prima di procedere alla numerazione è necessario assegnare il primo posto
6.3.9 Riservare un posto
Per impostare un posto riservatoil pulsante della toolbar "Riservato". Un posto riservato è: - un posto occupato ma senza indicare un nominativo - non viene asseganto nella procedura di riempimento automatico - è numerato
6.3.10 Inserire un posto libero
Per inserire un posto libero, selezionare il posto da liberare e cliccare sul pulsante "inserisci posto libero" della toolbar: - tutti le persone che occupano i posti successivi verranno spostati in avanti, tranne le persone bloccate
6.3.11 Inserire un posto non assegnabile
Per inserire un posto non assegnabile, selezionare il posto e cliccare sul pulsante "Non assegnabile" dalla toolbar: - il posto non asseganbile indica un posto che non sarà mai occupato, ad esempio perchè c'è una colonna davanti. - se il posto era occupato viene liberato e la persona ritorna nella lista degli invitati
6.3.12 Bloccare un invitato
Per bloccare un invitato al postro attribuito, selezionare il posto e cliccare sul pulsante Blocca Invatato: - operazioni di spostamento, svuotamento, riempimento non avranno alcuna influenza e l'invitato rimarrà seduto sempre nel posto attribuito.
6.3.13 Sbloccare un invitato
Per sbloccare un invitato dal postro attribuito, selezionare il posto e cliccare sul pulsante Sblocca Invatato: - operazioni di spostamento, svuotamento, riempimento avranno effetto e l'invitato potrebbe essere rimosso o spostato
6.3.14 Ricerca invitato
Per cercare un invitato nella platea e sapere il numero del suo posto, utilizzare la casella di reicerca nella toolbar. Se l'invitato viene trovato verrà indicato nella parte inferiore della finestra nella sezione "Ricerca"
6.4 Gestire Accompagnatori e Rappresentanti
Gli accompagnatori e i rappresentanti sono persone che partecipano fisicamente ma non sono gli inviti ufficiali.
6.4.1 Accompagnatori nella platea
Un accompagnatore è una personalità aggiuntiva che accompagna l'invitato principale.
Assegnare un accompagnatore:
- L'accompagnatore deve prima essere registrato nel dettaglio dell'invito (vedi Cap. 5.1.6)
- Quando riempi la platea, gli accompagnatori appaiono come sub-item dell'invito principale
- Possono essere assegnati al posto immediatamente accanto all'invitato (flag "Siede vicino")
- Oppure assegnati a un posto separato nella loro fila
6.4.2 Rappresentanti nella platea
Un rappresentante è una persona che partecipa al posto dell'invitato (es. per motivi di salute, impegni di lavoro).
Assegnare un rappresentante: Il rappresentate definito a livello di invito, divente agli effetti un invitato e occupa lo stesso posto che avrebbe avuto il rappresentate. Nella platea appare il nome del rappresentate e tra parentesi il nome del rappresentato. cliccando sul nominativo tale distinzione è visualizzata anche nel dettaglio del posto.
6.5 Esportazione della Platea
Tutte le esportazioni sono accessibili tramite un unico menu nella toolbar dell'editor della platea. Non esistono dialog con opzioni di formato: ogni voce genera e scarica immediatamente il file corrispondente.
Come accedere al menu di esportazione:
- Dall'editor della platea, fare clic sul pulsante Stampa (icona stampante, colore arancione) nella toolbar
- Si apre un menu a tendina con le seguenti voci
6.5.1 Voci del menu di esportazione
| Voce | Formato | Contenuto |
|---|---|---|
| Platea | Excel (.xlsx) | Disposizione completa della platea con tutti i posti e gli invitati assegnati |
| Rubrica ricevimento | Excel (.xlsx) | Lista degli invitati in formato rubrica, ordinata per il ricevimento |
| Rubrica posti | Excel (.xlsx) | Lista degli invitati con il posto assegnato a ciascuno |
| Rubrica ricevimento | Come sopra, in formato PDF pronto per la stampa | |
| Rubrica posti | Come sopra, in formato PDF pronto per la stampa | |
| Cartellini A4 | Cartellini nominativi in formato A4 (più cartellini per pagina) | |
| Cartellini cavalieri | Cartellini da tavolo a forma di cavaliere (pieghevoli) | |
| Cartellini posti | Cartellini da apporre fisicamente sui sedili della platea |
6.5.2 Note sull'esportazione
- Non esiste un'esportazione in formato CSV.
- Non appare alcuna finestra di configurazione o dialog: il file viene generato e scaricato direttamente.
- Durante la generazione compare un indicatore di caricamento; al termine il browser scarica automaticamente il file.
- I file Excel (.xlsx) sono utili per elaborazioni successive (check-in, etichette, archivio).
- I PDF di rubrica sono pensati per la segreteria in sala.
- I cartellini (A4, cavalieri, posti) si stampano e si posizionano fisicamente all'evento.
6.6 Legenda e Visualizzazione dei Settori
6.6.1 Visualizzare la legenda
La legenda mostra il significato dei colori della platea.
- Nella sidebar destra, fare clic sul pulsante Legenda
- Un pannello si apre con:
- Elenco di tutti i settori (nomi e colori)
6.7 Monitoraggio in Tempo Reale (Monitor Platea)
Durante la cerimonia, è utile monitorare chi è arrivato e chi non si è ancora presentato. La dashboard è visionabile dalla lista delle cerimonie cliccando sul pulsante Vedi Capitolo 8 — Checkin per dettagli.
6.8 Risoluzione di Problemi Comuni
Problema: Non riesco a trascinare un invitato sul posto
Cause e soluzioni: - L'invito potrebbe essere in stato "Rifiutato" e il sistema lo esclude - Il tipo di posto potrebbe essere "Libero" (non assegnabile) - Soluzione: cambia il tipo di posto
Problema: Ho svuotato accidentalmente tutta la platea
Soluzione: - Oppure: fare clic su Riempi Platea per riassegnare automaticamente
Problema: I numeri dei posti non si vedono
Cause e soluzioni: - La numerazione potrebbe essere stata impostata - Soluzione: selezionare il posto di inizio numerazione selezionare Toolbar → Assegna posto A1 → Selezionare il tipo di numerazione più appropriata alla situazione
Problema: Un invito non appare nella lista dei disponibili
Cause e soluzioni: - L'invito è già assegnato a un posto (visibile nella griglia) - Soluzione: Svuota il posto se vuoi riassegnarlo - L'invito è in stato "Rifiutato" e i filtri lo escludono - Soluzione: Modifica i filtri a sinistra per includere i rifiutati - L'invito potrebbe non essere attivo nella cerimonia - Soluzione: andare al dettaglio della cerimonia e verificare che l'invito sia incluso
6.9 Riepilogo delle Operazioni Platea
| Operazione | Dove Trovarla | Chi può farla | Tempo stimato |
|---|---|---|---|
| Creare modello platea | Menu → Modelli Platea | Platea | 15 min |
| Visualizzare platea | Menu → Cerimonie → [Cerimonia] → Platea | Platea, Platea RO | 1 min |
| Scegliere modello | Editor Platea → Scelta Modello | Platea | 1 min |
| Assegnare invito a posto | Editor Platea → Drag & Drop | Platea | 2 min |
| Riempire platea automaticamente | Toolbar → Riempi Platea | Platea | 3 min |
| Svuotare platea | Toolbar → Svuota Platea | Platea | 1 min |
| Numerare i posti | Toolbar → Numerazione | Platea | 2 min |
| Esportare platea (PDF/Excel) | Toolbar → Stampa → voce del menu | Platea | 1 min |
| Stampare platea | Ctrl+P | Platea | 1 min |
| Eliminare modello | Modelli Platea → Elimina | Platea | 1 min |
6.10 Best Practice per la Gestione della Platea
- Creare modelli riutilizzabili: Se le tue sale hanno layout standard, crea modelli e riutilizzali
- Riempire automaticamente prima: Usa il riempimento automatico per accelerare, poi regola manualmente le eccezioni
- Numerare in coerenza: Usa sempre lo stesso tipo di numerazione (per fila è più intuitivo che progressivo)
- Verificare prima dell'evento: Stampa la platea il giorno prima per controllare errori
- Gestire spazi logistici: Usa posti liberi per corridoi, servizio, accesso ai disabili
- Settori colorati: Usa colori diversi per presidenza, ospiti, pubblico per chiarezza visiva
- Legenda in sala: Stampa la legenda in grande e affiggi in sala se ci sono settori speciali
- Monitor durante l'evento: Usa il Monitor Platea (vedi Cap. 8) per tenere traccia dei presenti
Fine Capitolo 6