Capitolo 5 — Inviti e Comunicazioni

5.1 Gestione degli Inviti

Accesso alla lista inviti

Chi può accedere: Segreteria, Segreteria (sola lettura), Recall

Navigazione: Menu principale → Eventi → Inviti

La pagina "Inviti" mostra un elenco di tutti gli inviti generati in CerimoniereWeb, con filtri e ricerca per navigare rapidamente tra le centinaia (o migliaia) di invitati.

5.1.1 Interfaccia della lista inviti

Accedendo alla sezione Inviti, si visualizza:

Pulsanti azione in alto: - STAMPA INVITI (azzurro): avvia la stampa degli inviti selezionati o filtrati - INVIA INVITI (azzurro): invia via email gli inviti selezionati o filtrati

Filtro visualizzazione cerimonie: Scelta multipla Visualizza Cerimonie: consente di scegliere tra Tutte, Passate e Future.

Barra di filtro: - Nome: ricerca per nome dell'invitato - Cognome: ricerca per cognome - Cerimonia: dropdown per selezionare una cerimonia specifica - Tipo Invito: dropdown per filtrare per tipologia di invito - Stato invito: dropdown per filtrare per stato dell'invito - Stato email: dropdown per filtrare per stato dell'email - Ente: ricerca per ente di appartenenza - Carica: ricerca per carica ricoperta - Incarico: ricerca per incarico

I pulsanti TROVA e PULISCI FILTRI permettono di applicare o azzerare i criteri di ricerca.

Tavola principale: Una tabella con le colonne: - Peso: ordinale di precedenza nella platea - Nominativo persona: nome e cognome dell'invitato - Email: indirizzo email del destinatario - Incarico: incarico ricoperto - Accompagnatori: numero di accompagnatori associati - Stato invito: lo stato attuale dell'invito - Invito cerimonia: nome della cerimonia a cui si riferisce l'invito - Data cerimonia: data dell'evento - Protocollo: gruppo di protocollo (es. "Gruppo Autorita") - Stato invio: stato dell'email inviata - Data risposta invito: data in cui l'invitato ha risposto - Azioni: icone per le operazioni sull'invito (vedi sotto)

Icone nella colonna Azioni: - Matita verde: apre il form di modifica dell'invito - X rossa: elimina l'invito - Freccia blu: invia l'invito singolo via email - Telefono giallo: registra un recall telefonico

Pulsante ESPORTA CSV (verde): esporta in formato CSV i dati attualmente visualizzati.

Paginazione: - Seleziona il numero di righe da visualizzare per pagina (10, 25, 50) - Naviga tra le pagine con i pulsanti freccia

5.1.2 Stati dell'invito

Ogni invito ha uno stato che ne rappresenta il ciclo di vita:

Stato	Sigla	Significato
Spedito	S	L'invito è stato creato e l'email è stata inviata al destinatario
Accettato	A	Il destinatario ha confermato la partecipazione via email o tramite recall
Confermato	C	Lo stato finale di certezza: la persona si presenta effettivamente alla cerimonia
Rifiutato	R	Il destinatario ha declinato l'invito

Transizioni di stato consentite:

Spedito → Accettato → Confermato (percorso normale)
Spedito → Accettato → Rifiutato (il relatore cambia idea)
Spedito → Rifiutato (rifiuto immediato)
Qualsiasi stato → Confermato (quando la persona arriva e viene registrata al check-in)

5.1.4 Visualizzare e modificare un invito

Passaggi:

Dalla lista inviti, individuare l'invito desiderato utilizzando i filtri o la ricerca
Fare clic sul pulsante Modifica (icona matita) sulla riga dell'invito
Si apre il form di dettaglio dell'invito, strutturato come una pagina verticale con sezioni in sequenza

Sezione "PersonalITY Invitata" (colonna sinistra) e "Lista Accompagnatori" (colonna destra)

Le prime due sezioni sono affiancate orizzontalmente.

Personalità Invitata contiene i dati principali dell'invito:

Nominativo (obbligatorio): campo con autocompletamento per cercare e selezionare la personalità dall'anagrafica
Cerimonia (obbligatorio): cerimonia a cui si riferisce l'invito, con autocompletamento
Incarico: incarico ufficiale della personalità, compilato automaticamente dalla cerimonia (non modificabile)
Peso: ordinale di precedenza nella platea, compilato automaticamente (non modificabile)
Tipo Invito: tipologia dell'invito (dropdown)
Max Accompagnatori: numero massimo di accompagnatori consentiti per questo specifico invito (campo numerico, da 0 a 99); sovrascrive il limite generale della cerimonia per questo invitato
Stato invito: stato corrente dell'invito (dropdown per la modifica manuale)
Codice di precedenza: codice protocollo assegnato alla personalità
Consenti Rappresentante: scelta (Sì / No) che abilita o disabilita la sezione del rappresentante. Se impostato su Sì, compare sotto la sezione dedicata alla gestione del rappresentante
Allegato PDF: campo per allegare un file PDF all'invito; se già presente, appare il pulsante Scarica per scaricarlo

Sezione Rappresentante (visibile solo se "Consenti Rappresentante" è impostato su Sì):

Permette di assegnare una persona che parteciperà alla cerimonia in luogo dell'invitato principale.

Tipo rappresentante: scelta, per decidere se inserire il rappresentante manualmente o selezionarlo dall'anagrafica esistente
Manuale: si compilano i campi Nome, Cognome, Titolo, Incarico, Note del rappresentante
Da anagrafica: campo con autocompletamento per cercare e selezionare la personalità già registrata

Lista Accompagnatori (colonna destra) mostra le persone associate all'invitato:

Tabella con le colonne: Nominativo persona, Siede vicino, Azioni
Pulsante AGGIUNGI ACCOMPAGNATORE per associare una nuova persona
Per aggiungere un accompagnatore: cliccare il pulsante, cercare la personalità nell'autocompletamento, selezionarla e indicare se deve sedere vicino all'invitato principale
Per modificare: fare clic sulla riga e modificare i campi
Per rimuovere: fare clic sull'icona di eliminazione nella colonna Azioni

Sezione "Opzioni di Stampa"

Questa sezione contiene quattro tab che determinano quale contenuto viene stampato fisicamente sull'invito cartaceo. La selezione in ciascun tab sovrascrive i dati predefiniti della personalità per questo specifico invito.

INDIRIZZO: seleziona l'indirizzo postale da riportare sull'invito stampato (es. ufficio, residenza)
EMAIL: seleziona o specifica l'indirizzo email da riportare sulla stampa
INCARICO: sceglie quale incarico stampare (la personalità può ricoprire più incarichi)
TITOLO: sceglie quale titolo onorifico utilizzare nella stampa

Sezione "Gestione Recall"

In fondo alla pagina si trova la sezione dedicata ai contatti telefonici con l'invitato:

Data recall: data dell'ultimo contatto telefonico registrato
Orario: orario della chiamata
Note: annotazioni emerse durante il recall
Storico completo di tutti i recall effettuati: data/ora, operatore che ha chiamato, note della conversazione, stato dell'invito al momento della chiamata

Dopo le modifiche, fare clic su Salva in basso a destra

5.1.5 Modificare lo stato di un invito

Via recall : 1. Cliccare sul simbolo Cornetta 2. Selezionare il nuovo stato da Stato invito 3. Fare clic sul pulsante verde con l'immagine di un floppy disk Via dettaglio (più controllato): 1. Aprire l'invito (vedi 5.1.4) 2. Nella sezione Personalità Invitata, individuare la dropdown Stato invito 3. Selezionare il nuovo stato 4. Fare clic su Salva

Controlli di validazione: - Non è possibile regredire uno stato (es. da Confermato a Spedito) - Il sistema impedisce transizioni impossibili - Tutte le modifiche di stato sono registrate nel log di audit

5.1.6 Gestire accompagnatori

Un accompagnatore è una personalità aggiuntiva che accompagna l'invitato principale (ad es., il coniuge, un collaboratore).

Aggiungere un accompagnatore (da anagrafica):

Aprire l'invito (vedi 5.1.4)
Nella sezione Lista Accompagnatori (colonna destra), fare clic sul pulsante Aggiungi Accompagnatore
Scegliere l'opzione Seleziona da anagraifca
Digitare il nome della personalità da aggiungere
Selezionarla dall'elenco dei risultati
Fare clic su OK

Aggiungere un accompagnatore (Manuale):

Aprire l'invito (vedi 5.1.4)
Nella sezione Lista Accompagnatori (colonna destra), fare clic sul pulsante Aggiungi Accompagnatore
Scegliere l'opzione Nuovo nominativo
Digitare il nome della personalità da aggiungere
Compilare i dettagli:
Titolo: (scelto automaticamente dalla personalità, modificabile)
Cognome, Nome: (pre-compilati, modificabili)
Note aggiuntive (opzionale)
Checkbox "Siede vicino all'invitato padre": spuntare se deve sedere immediatamente accanto
Fare clic su Salva Accompagnatore

Modificare un accompagnatore:

Aprire l'invito (vedi 5.1.4)
Nella sezione Lista Accompagnatori, fare clic sulla riga dell'accompagnatore da modificare, sul simbolo della matita
Modificare i campi desiderati
Fare clic su Salva

Limitare gli accompagnatori:

Se la cerimonia prevede un limite di accompagnatori per invitato: - Il sistema non permetterà di aggiungere più accompagnatori del limite - Viene visualizzato un messaggio di avviso se si supera il limite - Contattare l'amministratore se il limite deve essere aumentato

Rimuovere un accompagnatore:

Aprire l'invito (vedi 5.1.4)
Nella sezione Lista Accompagnatori, fare clic sull'icona di eliminazione nella colonna Azioni accanto all'accompagnatore da rimuovere
Confermare l'eliminazione
Fare clic su Salva

Opzione siede vicino Selezionado l'opzione siedi vicino, nella lista generata in fase di platea, l'accompagnatore ottiene il peso successivo. Altrimenti è messo in coda alla lista

5.1.7 Inviare un invito via email

Prerequisiti: - L'invitato ha un indirizzo email valido - È stato creato almeno un modello di email (vedi 5.2) - La cerimonia è ancora "aperta" per invii (non scaduta)

Passaggi:

Dalla lista inviti, filtrare gli inviti da inviare e cliccare su "TROVA".
Fare clic sul pulsante Invia inviti (opzione di bulk action)
Oppure: cliccare su l'icona di una freccia blu per inviare un singolo invito. Icona visibile solo nel caso in cui la data cerimonia sia ancora valida e abilitato se non gia inviato.
Selezionare la modalità Inviao di test o Invio reale (invio di test )

Una modal "Invio Email" si apre:

Scegliere il Modello Email da utilizzare:
Dropdown con lista di tutti i modelli disponibili
Anteprima del modello selezionato (oggetto e corpo)
L'indirizzo email destinatario viene pre-compilato:
Se l'invitato ha un'email preferita, è quella
Altrimenti, l'email dell'incarico
È possibile modificarla manualmente se necessario (solo invio di test)
Fare clic su Invia Email

Cosa succede: - L'email viene aggiunta alla Coda Email (vedi 5.3) - Lo stato dell'invito passa a "Spedito" (se non già in uno stato successivo) - Il timestamp "Data Invio" viene aggiornato - Un record della spedizione viene registrato nel log

Se l'invio fallisce: - L'email rimane in coda con stato "Errore" - È possibile visualizzare il messaggio di errore (es. indirizzo email non valido) - Correggere il problema e riprovare oppure contattare l'amministratore

Inviare massivamente a più inviti:

Dalla lista, filtrare gli inviti desiderati (es. solo quelli con stato "Spedito")
Fare clic sul pulsante INVIA INVITI in alto: una modal di conferma appare con il riepilogo dei destinatari
Confermare per procedere; analogamente il pulsante STAMPA INVITI avvia la stampa massiva degli inviti filtrati
Scegliere il modello email
Fare clic su Invia Email a [N] inviti

Nota: gli invii massivi vengono processati in background e potrebbero richiedere diversi minuti.

5.2 Modelli Email

I modelli sono strutture riutilizzabili per i messaggi email da inviare ai destinatari.

Accesso ai modelli

Chi può accedere: Amministratore, Segreteria, Segreteria (sola lettura)

Navigazione: Menu principale → Gestione email → Modelli

5.2.1 Visualizzare la lista modelli

La pagina mostra una tabella con: - Nome: identificativo univoco del modello (es. "Invito Cerimonia Ufficiale") - Anteprima: anteprima del contenuto email - Azioni: pulsanti Modifica, Elimina

Pulsante ESPORTA CSV (verde): esporta in formato CSV l'elenco dei modelli.

5.2.2 Creare un nuovo modello

Passaggi:

Dal menu Gestione Email, fare clic sul pulsante Crea Nuovo Modello
Si apre un form con i campi:

Nome (obbligatorio): - Inserisci un nome descrittivo, univoco per la sede - Esempio: "Invito Cerimonia Inaugurazione 2026" - Questo nome serve a identificare il modello nella dropdown durante l'invio

Oggetto (obbligatorio): - Il testo che comparirà nella riga "Oggetto" dell'email - Può contenere variabili dinamiche (vedi paragrafo successivo) - Esempio: "Cortese invito alla cerimonia del [DATA]"

Corpo (obbligatorio): - Il contenuto principale dell'email in formato HTML - Editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) con toolbox di formattazione - Puoi usare grassetto, corsivo, colori, link, immagini, tabelle - Può contenere variabili dinamiche (vedi paragrafo successivo)

Variabili dinamiche disponibili:

Incorpora nel modello le seguenti variabili (tra parentesi quadre) che verranno personalizzate per ogni destinatario:

Variabile	Descrizione	Esempio output
`{{NOMINATIVO}}]`	titolo ,Nome e cognome dell'invitato	"Sem. Mario Rossi"
`{{COGNOME}}`	Solo cognome	"Rossi"
`{{NOME}}`	Solo nome	"Mario"
`{{ENTE`	Nome dell'ente	"Regione Liguria"
`{{CARICA`	Posizione ricoperta	"Direttore"
`{{TITOLO}}`	Titolo onorificio	"Cavaliere"
`{{DATA}}`	Data della cerimonia	"23 marzo 2026"
`{{LUOGO}}`	Luogo della cerimonia	"Palazzo Reale, Genova"
`{{ORA}}`	Ora di inizio	"15:30"

Esempio di modello completo:

Gentile {{TITOLO}} {{COGNOME}},

Con grande piacere la invitiamo a partecipare alla cerimonia che si terrà:

Data: {{DATA}}
Orario: {{ORA}}
Luogo: {{LUOGO}}

In qualità di {{CARICA}} presso {{ENTE}}, siamo certi della vostra fattiva partecipazione.

Cordiali saluti,
Il Protocollo

Dopo aver completato i campi, fare clic su Salva Modello

5.2.3 Modificare un modello

Dalla lista modelli, fare clic sulla riga del modello da modificare
Oppure fare clic sul pulsante Modifica (matita)
Si apre il form di editing
Modificare i campi desiderati
Fare clic su Salva Modello

Nota importante: Se modifichi un modello, le email già inviate non cambiano. Cambieranno solo i nuovi invii che utilizzeranno il modello modificato.

5.2.4 Eliminare un modello

Dalla lista modelli, fare clic sul pulsante Elimina (cestino) sulla riga
Oppure: aprire il modello e fare clic su Elimina Modello in basso
Confermare l'eliminazione nella modal che appare
Il modello viene rimosso

Attenzione: non è possibile eliminare un modello se è ancora in uso in una cerimonia attiva. Prima, terminare o ripubblicare la cerimonia.

5.2.5 Anteprima del modello

Per visualizzare l'anteprima di come appare il modello con i dati veri:

Aprire il modello
Fare clic sul pulsante Anteprima in alto a destra
Si apre una scheda con:
Oggetto email (con variabili già sostituite con dati di esempio)
Rendering HTML del corpo email
Selettore per cambiare l'invitato di anteprima
Chiudere facendo clic sull'X o sul pulsante Chiudi

5.3 Coda Email

La Coda Email è il "magazzino" di tutti i messaggi email in attesa di essere spediti, in corso o già inviati.

Accesso alla coda

Chi può accedere: Amministratore, Segreteria, Segreteria (sola lettura)

Navigazione: Menu principale → Gestione email → **Coda **

5.3.1 Monitorare lo stato delle email

La pagina mostra una tabella con:

Colonna	Descrizione
Cerimonia	Evento a cui si riferisce l'email
Nominativo	Destinatario dell'email
Stato	Stato attuale dell'invio (vedi sotto)
Tipo email	Tipologia di messaggio (invito, recall, comunicazione, ecc.)
Email destinatario	Indirizzo email del destinatario
Data inserimento	Quando l'email è stata aggiunta alla coda
Data Invio	Quando l'email è stata effettivamente spedita
Note	Eventuali annotazioni o messaggi di errore
Azioni	Operazioni disponibili (riprova, elimina)

Stati: - In attesa di invio: email appena creata, in coda per l'invio - Inviata: email consegnata con successo al server SMTP - Errore: si è verificato un problema durante l'invio

5.3.2 Filtri e ricerca

Utilizzare i filtri in alto per trovare email specifiche:

Cerimonia: dropdown per mostrare solo email relative a una cerimonia
Cognome: ricerca per cognome del destinatario
Nome: ricerca per nome del destinatario
Stato email: filtra per stato; il valore predefinito alla prima apertura della pagina è In attesa di invio
Tipo email: filtra per tipologia di messaggio (Reale o Test)

I pulsanti TROVA e PULISCI FILTRI permettono di applicare o azzerare i criteri di ricerca.

5.3.3 Ritentare l'invio di email fallite

Se un'email rimane in stato "Errore":

Dalla lista coda, individuare l'email con stato "Errore"
Leggere il messaggio di errore:
Se è "Indirizzo email non valido": correggere l'email nel dettaglio invito (vedi 5.1.4)
Se è "Server SMTP non disponibile": riprovare più tardi
Se è "Allegato troppo grande": ridurre la dimensione
Fare clic sul pulsante Riprova sulla riga
Il sistema aggiunge 1 al contatore "Tentativi" e riprogramma l'invio
Monitorare il progresso nella coda

Nota: il sistema tenta automaticamente fino a 3 volte prima di segnalare errore definitivo.

5.3.4 Servizio jobemail in background

La spedizione delle email è gestita da un servizio automatico (jobemail) che gira in background sul server.

Come funziona: - In base la configurazione , jobemail controlla se ci sono email in attesa di invio - Prende un batch di 10 email dalla coda - Tenta di inviare ciascuna via SMTP - Aggiorna lo stato della coda

Se jobemail non funziona: - Le email restano indefinitamente in stato "In Attesa" - Contatta l'amministratore di sistema per verificare il servizio

5.4 Comunicazioni

Le Comunicazioni sono messaggi email predisposti dalla segreteria e inviati a gruppi di destinatari selezionati tramite tag. Si differenziano dagli inviti perche non sono legati a una risposta di partecipazione: servono a trasmettere informazioni generali (avvisi, aggiornamenti, ringraziamenti, documenti allegati) alla platea di persone registrate nell'anagrafica.

Il flusso di lavoro e il seguente: si crea una comunicazione associandole un titolo, un modello email e un tag che identifica il gruppo di destinatari; successivamente la si invia, con la possibilita di allegare un file PDF al momento dell'invio.

Accesso alle comunicazioni

Chi puo accedere: - Scrittura (creazione, modifica, invio, eliminazione): Segreteria - Sola lettura (visualizzazione): Segreteria (sola lettura)

Navigazione:

Lista comunicazioni: Menu principale → Eventi → Comunicazioni (CO)
Nuova comunicazione: Menu principale → Eventi → Nuova Comunicazione (NCO)

5.4.1 Lista comunicazioni

La pagina e raggiungibile all'indirizzo /eventi/comunicazionilist e presenta:

Filtro di ricerca:

Titolo comunicazione: campo testo libero per cercare per nome; richiede almeno 3 caratteri
Pulsante PULISCI FILTRI: azzera il campo e ripristina la lista completa
Pulsante TROVA: avvia la ricerca con i criteri inseriti

Tabella risultati:

Colonna	Descrizione
Titolo comunicazione	Nome assegnato alla comunicazione in fase di creazione
Data creazione	Data in cui la comunicazione e stata salvata nel sistema
Azioni	Icone per le operazioni disponibili sulla riga

Icone nella colonna Azioni (visibili solo per utenti con ruolo Segreteria):

Icona	Azione
Matita verde	Apre il form di modifica della comunicazione
PDF azzurro	Esporta la comunicazione in formato PDF
X rossa	Elimina la comunicazione
Freccia verde (send)	Apre la modal per generare e inviare le email ai destinatari

Per gli utenti in sola lettura, e visibile solo l'icona di visualizzazione (occhio verde).

Pulsante ESPORTA CSV (verde, in alto a destra): esporta in CSV le comunicazioni attualmente visualizzate (con i filtri applicati).

Paginazione: navigazione tra le pagine con controllo del numero di righe per pagina.

5.4.2 Creare una nuova comunicazione

La creazione avviene tramite una procedura guidata a piu passi (wizard). Accedere da Menu principale → Eventi → Nuova Comunicazione (NCO).

Il wizard e composto da cinque fasi navigabili con i pulsanti PRECEDENTE e AVANTI. Al termine dell'ultimo passo compare il pulsante NUOVA COMUNICAZIONE per salvare.

Passo 1 — Informazioni generali (About)

Schermata introduttiva con indicazioni sull'utilizzo delle comunicazioni. Nessun campo da compilare; fare clic su AVANTI per procedere.

Passo 2 — Dettagli (Info)

Titolo comunicazione (obbligatorio): nome identificativo della comunicazione, ad uso interno. Esempio: "Avviso cambio orario cerimonia 15 aprile".

Passo 3 — Modello (Modello)

Tabella con i modelli email disponibili; selezionare il modello che verra utilizzato per comporre il corpo dell'email.
Icona di anteprima su ogni riga per visualizzare il contenuto del modello prima di sceglierlo.
Il modello selezionato viene evidenziato nella tabella.

Passo 4 — Note

Note (facoltativo): campo testo libero per annotazioni interne. Non viene incluso nel testo dell'email inviata ai destinatari.

Passo 5 — Tag destinatari

Tag (obbligatorio): dropdown per selezionare il gruppo di destinatari. I tag sono etichette predefinite che classificano le persone dell'anagrafica (ad esempio per ruolo, reparto o categoria). Selezionando un tag, la tabella in alto mostra in anteprima le persone che riceveranno la comunicazione con i loro incarichi e gradi.

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori, fare clic su CREA COMUNICAZIONE per salvare. Il sistema chiede conferma prima di procedere all'inserimento.

5.4.3 Modificare una comunicazione esistente

Dalla lista comunicazioni, fare clic sull'icona matita (modifica) sulla riga desiderata
Si apre il form di modifica con i seguenti campi:
Descrizione (obbligatorio): titolo della comunicazione
Modello (obbligatorio): dropdown per selezionare o cambiare il modello email associato
Note (facoltativo): annotazioni interne
Fare clic su Salva per confermare le modifiche, oppure su Annulla per tornare alla lista senza modificare

5.4.4 Inviare le email di una comunicazione

L'invio genera le email verso tutti i destinatari associati al tag della comunicazione.

Passaggi:

Dalla lista comunicazioni, fare clic sull'icona freccia (send) verde sulla riga della comunicazione da inviare
Si apre una modal "Genera Email per la Comunicazione"
E possibile allegare uno o piu file PDF (facoltativi) che verranno inclusi come allegato in ogni email inviata; i file devono essere esclusivamente in formato PDF
Fare clic su Genera Email per avviare l'invio, oppure su Annulla per chiudere senza procedere

Cosa succede dopo la conferma:

Il sistema crea una voce nella coda email per ciascun destinatario del tag selezionato
Le email vengono personalizzate con le variabili del modello
L'avanzamento dell'invio e monitorabile nella sezione Gestione email → Coda (vedi 5.3)

Nota: i file allegati devono essere in formato PDF. Se si selezionano file di altro tipo, il sistema mostra un avviso e blocca l'operazione.

5.4.5 Esportare una comunicazione in PDF

Per ogni comunicazione e possibile generare un documento PDF con il contenuto della comunicazione applicato al gruppo di destinatari.

Passaggi:

Dalla lista comunicazioni, fare clic sull'icona PDF (azzurra) sulla riga desiderata
Il sistema elabora il documento (mostra un avviso di attesa)
Al termine, il browser scarica automaticamente il file comunicazione.pdf

Il PDF include il contenuto del modello email compilato con i dati dei destinatari e puo essere utilizzato come documento di archivio o per la distribuzione cartacea.

5.4.6 Eliminare una comunicazione

Dalla lista comunicazioni, fare clic sull'icona X rossa sulla riga da eliminare
Il sistema chiede conferma prima di procedere
Confermare per eliminare definitivamente la comunicazione

Attenzione: l'eliminazione e irreversibile. Le email eventualmente gia generate e in coda rimangono nella coda email e non vengono cancellate automaticamente.

5.5 Recall Telefonico

Il recall è il processo di contattare telefonicamente gli invitati per verificare e confermare la loro partecipazione.

Accesso al recall

Chi può accedere: Operatori con ruolo Recall

Navigazione: Menu principale → Eventi → Inviti, poi aprire un invito e scorrere alla sezione Gestione Recall in fondo alla pagina

5.5.1 Visualizzare storico recall di un invito

Dalla lista inviti, cliccare sul simbolo "cornetta" accanto all'invito
Viene visualizzata una tabella "Storico" con tutti i tentativi di contatto:

Colonna	Significato
Data/Ora	Quando è stato effettuato il richiamo
Utente	Chi ha effettuato il richiamo
Note	Cosa è emerso dalla conversazione
Stato Invito al Momento	Quale stato aveva l'invito quando è avvenuto il richiamo

5.5.2 Registrare un nuovo recall

Passaggi:

Dalla lista inviti, cliccare sul simbolo "cornetta" accanto all'invito desiderato
Fare clic sul pulsante Aggiungi Recall (o +)
Si abilita il campo note Data/Ora (pre-compilato con data/ora corrente):
Descrivi l'esito della conversazione
Esempi:
"Confermato. Porterà accompagnatore."
"Non disponibile per la data. Ha delegato il collega."
"Non raggiunto al numero fornito. Proveremo domani."
"Ha chiesto se può partecipare in videochiamata."

Cambio Stato Invito (opzionale): - Dropdown per modificare lo stato contemporaneamente - Es. se era "Spedito" e la persona ha confermato, passa a "Accettato"

Fare clic su Salva Richiamo (pulsante verde floppy disk)

Il nuovo record appare nello storico della sezione Gestione Recall.

5.5.3 Gestire contatti telefonici

Ogni personalità può avere uno o più numeri di telefono registrati. Il sistema li mostra durante il recall.

Vedere i telefoni disponibili:

Dalla lista inviti, cliccare sul sibolo "cornetta" accanto all'invito
Nella sezione "Contatti Disponibili", vengono visualizzati:
Numero principale (evidenziato)
Numero secondario / ufficio
Numero cellulare

5.6 Eliminazione di un Invito

In casi eccezionali (ad es. persona deceduta, duplicato, errore di inserimento), è possibile eliminare un invito.

Passaggi:

Aprire l'invito desiderato
Fare clic sul pulsante Elimina Invito in basso a destra
Una modal di conferma appare:

Sei sicuro di voler eliminare l'invito di Mario Rossi? Questa azione non può essere annullata. 4. Fare clic su Confermo Eliminazione

L'invito viene rimosso dal database. Un record di eliminazione rimane nel log per audit.

Attenzione: Se l'invito è già stato assegnato a un posto nella platea, non è possibile eliminarlo.

Riepilogo delle Operazioni Principali

Operazione	Dove Trovarla	Chi può farla	Tempo stimato
Creare invito	Cap. 4 (Cerimonie)	Segreteria	2 min
Modificare stato invito	Inviti → Dettaglio invito	Segreteria, Recall	1 min
Aggiungere accompagnatore	Inviti → Dettaglio → Lista Accompagnatori	Segreteria	2 min
Inviare email invito	Inviti → Invia Email	Segreteria	1 min
Creare modello email	Gestione email → Lista Modelli	Segreteria	5 min
Monitorare coda email	Gestione email → Coda	Segreteria	2 min
Effettuare recall	Inviti → Dettaglio → Gestione Recall	Recall	5 min
Creare comunicazione	Comunicazioni	Segreteria	10 min
Inviare comunicazione	Comunicazioni → Invia	Segreteria	2 min
Esportare inviti	Inviti → Esporta	Segreteria	1 min
Eliminare invito	Inviti → Dettaglio → Elimina	Segreteria	2 min

Fine Capitolo 5