Capitolo 7 — Checkin e App Mobile

7.1 Panoramica del Checkin

Il checkin è il processo di registrazione dell'arrivo di una personalità alla cerimonia. CerimoniereWeb supporta due modalità di checkin:

Checkin da web — Registrazione manuale tramite applicazione web
Checkin mobile — Registrazione tramite app con scansione QR code

Prerequisito: Il modulo "Checkin" deve essere abilitato nella licenza di CerimoniereWeb. Se non visualizzate le funzionalità di checkin, contattate l'amministratore di sistema per verificare la licenza.

Autorizzazioni per il checkin

Ruolo	Accesso Checkin Web	Accesso App Mobile
Amministratore	✗	✗
Segreteria	✓	✗
Segreteria (RO)	✓	✗
Platea	✓	✗
Platea (RO)	✓	✗
Recall	✓	✗
Mobile	✗	✓

7.2 Modulo Checkin (Web)

La dashboard di checkin è accessibile da web e consente di registrare manualmente gli arrivi e le uscite degli invitati.

Come accedere al modulo checkin

Effettuate il login a CerimoniereWeb (vedere Capitolo 2)
Nel menu laterale sinistro (sidebar), individuate la voce "checkin"
Cliccate su "checkin": si apre la dashboard principale

Schermata: La dashboard di checkin si presenta con un layout a due colonne. Nella colonna sinistra (circa tre quarti della larghezza), in alto, si trova una card con intestazione rossa e icona di ricerca, che mostra il nome della cerimonia selezionata in grassetto grande, affiancato da data, ora e luogo. Sotto l'intestazione, un campo di ricerca ampio e prominente riporta il testo segnaposto per la ricerca dell'invitato. Quando è presente una sola cerimonia del giorno viene selezionata automaticamente; se ve ne sono più d'una, al primo accesso viene mostrata una lista cliccabile con nome, data e luogo di ciascuna cerimonia, ognuna con una freccia chevron a destra. Nella colonna destra (circa un quarto della larghezza) è visibile il pannello statistiche (KPI), descritto nella sezione successiva.

Selezionare una cerimonia

Nel caso sia presente una sola cerimonia questa verrà selezionata autamaticamente prononedo la dashboard per il checkin. Altrimenti verrà proposto un elenco di cerimonie tra da selezonare.

Importante: La pagina checkin mostra solo le cerimonie del giorno corrente. Se per la data odierna non è programmata alcuna cerimonia, viene visualizzato il messaggio "Nessuna cerimonia disponibile oggi." con un'icona di calendario sbarrato.

Passaggi:

Cliccate su una cerimonia nella lista
La dashboard si aggiorna e mostra la dashboard e il pannello di ricerca per il checkin degli invitati

Nota: Vedrete solo le cerimonie della vostra sede per il giorno corrente. Se cercate una cerimonia che non trovate, verificate che sia programmata per oggi e che sia nella sede corretta.

Registrare l'arrivo di un invitato

Modalità 1: Tramite pulsante "Arrivato"

Ricerca l'invitato tramite nome o qrcode
Una volta trovato l'invito associato cliccare sul punsate verde "Entra"
Comunicare il numero del posto
L'invitato viene spostato in alto nella lista (tra gli arrivati)

Registrare l'uscita di un invitato

Ricerca l'invitato tramite nome o qrcode
Una volta trovato l'invito associato cliccare sul punsate rosso "ESCE"
Lo stato viene cambiato e se l'invitato era nella lista degli arrivati scompare

Visualizzare statistiche in tempo reale

Nella parte superiore della dashboard troverete un riepilogo rapido:

Invitati totali: numero di persone invitate per la cerimonia
Arrivati: numero di persone che hanno già effettuato checkin
Percentuale: percentuale di presenze rispetto al totale
Ultimi arrivati: lista dei 5-10 invitati arrivati per ultimi (aggiornata in tempo reale)

Schermata: Il pannello statistiche occupa la colonna destra della dashboard e presenta quattro righe impilate verticalmente, ciascuna con un bordo colorato a sinistra e un valore numerico in grassetto a destra. La prima riga, con bordo verde e icona di spunta, mostra il numero di persone Arrivate. La seconda riga, con bordo arancione e icona gruppo, indica il totale degli Invitati attesi. La terza riga, con bordo azzurro e icona pollice su, riporta gli Inviti confermati (presenze attese confermate). La quarta riga, con bordo rosso e icona torta, visualizza la Percentuale di completamento espressa con un decimale (es. "73.5%"). I valori si aggiornano automaticamente ogni 5 secondi senza ricaricare la pagina.

7.3 App Mobile Checkin

L'app mobile è uno strumento dedicato per il checkin rapido all'ingresso della cerimonia, utilizzando la scansione QR code.

Requisiti per l'app mobile

Dispositivi supportati: - Smartphone Android (versione 8+) - iPhone iOS (versione 12+) - Tablet iOS/Android

Requisiti hardware: - Fotocamera funzionante - Connessione WiFi o rete mobile (si consiglia WiFi aziendale) - Batteria carica (consigliato: 50% o superiore)

Requisiti di rete: - Connessione a Internet stabile - Accesso alla rete locale di CerimoniereWeb - Per versione cloud: connessione Internet

Come accedere all'app mobile

Aprire il browser dello smartphone/tablet
Digitare l'URL: https://DOMINIO/app/checkin
Per versione cloud: https://NOME_CLIENTE.cerimoniale.it/app/checkin
Per versione on-premise: contattare l'amministratore per l'URL corretto
Premere Invio per accedere alla pagina di login dell'app

Schermata: La pagina di login dell'app mobile è semplice e ottimizzata per smartphone. Al centro dello schermo, su sfondo neutro, è posizionata una scheda (card) bianca di larghezza contenuta. In cima alla scheda compare il titolo "Cerimoniere Checkin" in grassetto grande, seguito da una breve descrizione: "Inserire le credenziali per accedere". Sotto sono presenti due campi di testo disposti verticalmente: il primo con etichetta "Username", il secondo con etichetta "Password" (input mascherato). In fondo alla scheda si trova il pulsante "Sign in" a tutta larghezza. Non sono presenti link di recupero password o registrazione: l'accesso è riservato agli account già configurati dall'amministratore.

Vedrete una schermata di login semplificata (diversa dal web)
Inserite il nome utente nel primo campo (deve avere ruolo Mobile o permessi equivalenti)
Inserite la password nel secondo campo
Cliccate il pulsante "Sign in" o premete Invio
Dopo il login, vedrete la schermata principale dell'app

Nota: Un utente con ruolo Mobile accede SOLO all'app, non alla web console. Se tentate di usare le stesse credenziali su web, potrebbe essere bloccato.

Schermata principale dell'app

Dopo il login, vedrete:

Selezione e ricerca Cerimonia: se ci sono piu cerimonie nella giornata verrà proposto un elenco da quale selezionere la cerimonia. In caso contrario si accederà direttamente all'elenco invitati.

Schermata: Dopo la selezione della cerimonia, l'app mostra la schermata di elenco invitati per la cerimonia selezionata. In alto a sinistra una freccia per tornare all'elenco delle cerimonie; al centro il titolo "Elenco Invitati" in grassetto, affiancato a destra dal logo dell'applicazione. Sotto è riportato il nome della cerimonia in corso. Segue un campo di ricerca testuale con pulsante "Cerca" a larghezza piena, che filtra gli invitati digitando nome o cognome. L'elenco sottostante mostra ogni invitato con nome e un indicatore circolare colorato che segnala lo stato: verde se non ancora arrivato, rosso se già registrato. In fondo alla schermata è presente il pulsante "Scansiona QR-Code" a larghezza piena: premendolo si apre direttamente sopra il pulsante un riquadro video che attiva la fotocamera posteriore del dispositivo con un bordo tratteggiato blu. Non appena la fotocamera inquadra un QR code valido, la scansione avviene automaticamente senza premere alcun tasto e l'app naviga alla scheda dell'invitato corrispondente.

Scansionare il QR code

Passaggi per il checkin rapido:

Cliccare sul pulsante "Scansiona QR-Code
Mostrate il QR code dell'invito al lettore di scansione
Il QR code si trova stampato sull'invito cartaceo
Oppure l'invitato può mostrarlo dal suo smartphone
Puntate la fotocamera del dispositivo verso il QR code
L'app acquisisce automaticamente il codice senza bisogno di cliccare
Se il QR code è valido, viene mostrato l'invito elettronico con le informazioni dell'invitato e il pulsante Entra.

Suggerimento: Mantener la fotocamera ben illuminata e il QR code dritto per una scansione più rapida.

Checkin manuale (senza QR code)

Se non avete il QR code a disposizione, potete registrare il checkin manualmente:

Inserire il nominativo o parte di esso nel campo di ricerca
Se la ricerca produce un solo nominativo verrà mostrato subito l'invito elettronico, in caso contrario, selezionare il nominativo corretto dalla lista proposta
Cliccare sul pulsate Entra

Registrare l'uscita tramite app

Eseguire la ricerca come mostrato in Checkin manuale per trovare l'invito e cliccare sul pulsante Esci

Aggiornare i dati in tempo reale

L'app notifica automaticamente lo stato dell'invito che sarà prontamente aggiornato nella dashboard della cerimonia:

Problemi comuni con l'app mobile

Problema	Causa	Soluzione
L'app non si carica	Connessione a Internet assente o lenta	Verificare la connessione WiFi. Provare a riconnettere. Se su 4G, spostarsi in zona con segnale migliore
"QR code non riconosciuto"	Il QR code è danneggiato, in ombra, o della versione sbagliata	Assicurarsi che il QR code sia stampato chiaramente e leggibile. Provare con un altro dispositivo. Se il problema persiste, registrare manualmente
"Errore di autenticazione" al login	Credenziali sbagliate o account disabilitato	Verificare username e password. Contattare l'amministratore si l'account è bloccato
L'app non trovare la cerimonia	La cerimonia non è stata selezionata, oppure non esiste per la vostra sede	Assicurarsi di aver selezionato la cerimonia corretta dal menu. Se non la trovate, consultare la segreteria
Fotocamera non autorizzata	Il browser non ha permessi di accesso alla fotocamera	Accettare la richiesta di permessi del browser quando appare la finestra di conferma. Per iOS/Android: andare in Impostazioni → Privacy → Fotocamera e autorizzare il browser

Consigli per un checkin efficiente

Preparare i QR code in anticipo — Stampate gli inviti con QR code leggibile almeno una settimana prima della cerimonia
Test della scansione — La mattina della cerimonia, scansionate alcuni QR code per verificare che il sistema funzioni
Illuminazione — Posizionate il punto di checkin in una zona ben illuminata
Rete stabile — Assicuratevi che la connessione WiFi copra la zona di ingresso
Backup cartaceo — Tenete a disposizione un foglio stampato con i nomi in caso di problemi tecnici
Cambio operatore — Se l'operatore si allontana, fate logout dall'app per motivi di sicurezza

7.4 Ultimi arrivati (Dashboard Cerimonia)

Nella dashboard principale di una cerimonia (sezione "Riepilogo" o "Dettagli"), troverete una sezione dedicata agli "Ultimi arrivati".

Dove trovare la sezione

Navigation: Menu → "Eventi" → "Cerimonie" → Selezionare dalla colonna azioni delle cerimonia la funzionalità Dashboard

Schermata: Nella dashboard della cerimonia , subito sotto le quattro cardcon le statistiche numeriche, compare la tabella "Ultimi arrivati". Si tratta di una tabella compatta con due colonne: Nominativo (nome completo della personalità) e Posto (fila e numero assegnato). Le righe sono ordinate dalla più recente in cima, in modo che l'ultimo invitato registrato appaia sempre in prima posizione. La tabella riporta gli ultimi 10 arrivi e include in alto a destra un pulsante di aggiornamento manuale (icona freccia circolare); i dati si aggiornano automaticamente ogni 5 secondi. Nella parte bassa c'è la sezione Monitoraggio posti in tempo reale con il disegno della platea e mostra lo stato dei posti occupati o liberi.

Aggiornamento in tempo reale

La lista si aggiorna automaticamente ogni 5-10 secondi senza bisogno di ricaricare la pagina. Quando un nuovo invitato effettua checkin, il suo nome appare immediatamente in cima alla lista e gli altri scendono di posizione.

Uso della sezione

Verifica rapida: Controllate rapidamente che gli invitati importanti siano arrivati
Statistiche: Vedete la distribuzione degli arrivi nel tempo
Promemoria: Se un invitato importante non è ancora arrivato dopo le 14:00, potete contattarlo per verificare
Pianificazione: Se gli arrivi sono lenti, potete posticipare l'inizio della cerimonia

7.5 Dati di Checkin e Privacy

Gestione dei dati

Tutti i dati di checkin (arrivi, uscite, timestamp) sono:

Registrati nel database — Conservati per la tracciabilità dell'evento
Visibili solo agli autorizzati — Secondo i permessi di ruolo
Esportabili in CSV/Excel — Per la generazione di report

7.6 Troubleshooting Checkin

Problema	Causa	Soluzione
"Checkin non registrato"	Il server potrebbe essere non raggiungibile	Verificare la connessione. Attendere qualche secondo e riprovare. Controllare con l'amministratore
Un invitato ha già fatto checkin, ma appare "Non arrivato"	Sincronizzazione ritardata	Cliccate il pulsante "Aggiorna" sulla app mobile o ricaricare la dashboard web (F5)
Non riesco a trovare un invitato nella lista	L'invitato non è stato assegnato a questa cerimonia	Verificate che l'invitato sia stato aggiunto alla lista della cerimonia. Consultare la sezione 5 (Inviti)
La fotocamera dell'app non si accende	Permessi mancanti, dispositivo non supportato, o hardware difettoso	Controllare i permessi del browser. Provare con un altro dispositivo. Se il problema persiste, usare il checkin manuale