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Capitolo 3: Anagrafica

Introduzione

Il modulo Anagrafica gestisce il registro principale di persone, enti, cariche e i loro rapporti reciproci. Consente di mantenere aggiornato il database di tutti i contatti e le loro informazioni di dettaglio.

Accesso: Menu laterale → Segreteria

Utenti autorizzati: Admin, Segreteria, Segreteria (sola lettura)

3.1 Persone (Personalità)

Il modulo Persone consente di gestire l'anagrafica delle singole personalità.

3.1.1 Lista Persone

Accesso

  1. Nel menu laterale sinistro, individuare la sezione Segreteria
  2. Fare clic su Persone
  3. Verrà visualizzata la pagina di ricerca e la tabella con l'elenco completo

Ricerca e Filtri

La pagina di ricerca consente di filtrare l'elenco persone. I campi disponibili sono:

Barra di ricerca:

  • Titolo: selezionare da elenco (es. On., Avv., Ing., etc.)
  • Cognome: campo testo
  • Nome: campo testo
  • Stato: dropdown a tre opzioni (Tutte, Abilitate, Disabilitate)
  • Ente: autocomplete su nome ente
  • Carica: autocomplete su descrizione carica
  • Incarico: autocomplete su descrizione incarico
  • Protocollo: dropdown per ordinare per peso protocollo
  • Tag: dropdown per filtrare per tag

Pulsanti:

  • "TROVA": esegue il filtro con i parametri selezionati (pulsante rosso)
  • "PULISCI FILTRI": resetta tutti i campi di ricerca (pulsante grigio)

Tabella Risultati

La tabella visualizza le seguenti colonne (quando applicabile):

Colonna Contenuto
Nome Completo Titolo, Nome, Cognome. Il titolo viene espanso per esteso (es. "On." → "Onorevole") tramite autocomplete dall'anagrafica titoli
Incarichi Lista di incarichi (persona - ente - carica)
Indirizzo Primario Tipo indirizzo, via, CAP, città, provincia
Email Primaria Tipo email e indirizzo
Telefoni Lista di numeri telefonici
Ultimo Aggiornamento Data e ora, utente che ha effettuato la modifica
Grado Grado militare (se applicabile) e forza armata
Peso Protocollo Peso assegnato nel protocollo selezionato
Tipo Invito Tipo di invito configurato
Stato Abilitata / Disabilitata
Azioni Modifica (icona penna verde), Elimina, Invita a cerimonia

Esportazione CSV

  1. Dalla lista persone, fare clic su "Export CSV" (icona download sulla barra della tabella)
  2. Il file CSV viene scaricato automaticamente nel dispositivo
  3. Il file contiene tutte le colonne della tabella attualmente visualizzate

Paginazione

  • La lista è paginata: visualizza 10 elementi per pagina di default
  • Navigare tra le pagine con i pulsanti di navigazione in fondo alla tabella
  • Selezionare il numero di righe per pagina dal dropdown "Mostra X righe"

3.1.2 Inserire una Nuova Persona

Prerequisiti

  • Accesso come Admin o Segreteria
  • Essere in pagina Persone (sezione Anagrafica)

Procedura

  1. Dal menu laterale "Persone", fare clic su "Nuova Persona" (pulsante rosso con icona +)
  2. Verrà aperto il form di creazione con i seguenti tab:
  3. Dati Principali (tab attivo di default)
  4. Incarichi
  5. Indirizzi
  6. Email
  7. Telefoni
  8. Gradi
  9. Note
  10. Contatti
  11. Tag

Compilazione Dati Principali

Nel tab Dati Principali, compilare i seguenti campi:

Colonna sinistra:

  1. Titolo* (asterisco = obbligatorio)
  2. Digitare le prime lettere (es. "On.")
  3. Selezionare dall'autocomplete

  4. Esempi: On. (Onorevole), Avv. (Avvocato), Ing. (Ingegnere), Prof. (Professore), Dott. (Dottore)

  5. Nome*

  6. Digitare il nome di battesimo

  7. Campo libero, testo

  8. Cognome*

  9. Digitare il cognome

  10. Campo libero, testo

  11. Data di Nascita

  12. Fare clic per aprire il calendario
  13. Selezionare la data oppure digitare manualmente (formato DD/MM/YYYY)

  14. Campo opzionale

  15. Sesso

  16. Dropdown: selezionare tra Maschio (M) e Femmina (F)

  17. Campo opzionale

  18. Tipo Invito*

  19. Dropdown con le tipologie di invito configurate

  20. Obbligatorio se la persona parteciperà a cerimonie

  21. Abilitato

  22. Toggle ON/OFF
  23. Default: disabilitato (OFF) per nuove persone — ricordarsi di attivarlo per rendere la persona visibile negli elenchi

  24. Disabilitare per escludere la persona dagli elenchi attivi

  25. Titolo Consorte

  26. Campo testo libero
  27. Indicare come rivolgersi al/alla coniuge (es. "Signora", "Dottoressa")

  28. Campo opzionale

  29. Articolo Formale

  30. Campo testo libero
  31. Indicare l'articolo da usare nel contesto formale (es. "La", "Il", "L'")

  32. Campo opzionale

  33. Esordio

    • Dropdown con le opzioni disponibili (es. Prima volta, Ritorno)
    • Campo opzionale

  34. Forza Armata

    • Dropdown con le forze armate configurate (es. Esercito, Marina, Aeronautica, Carabinieri)
    • Campo opzionale

  35. Stato Civile

    • Dropdown con le opzioni disponibili (es. Celibe/Nubile, Coniugato/a, Divorziato/a, Vedovo/a)
    • Campo opzionale

Colonna destra:

  1. FOTO (pulsante)
    • Fare clic sul pulsante "FOTO" per aprire il selettore file e caricare una foto profilo
    • Formati accettati: JPG, PNG, GIF
    • Dimensione massima: varia (consultare admin)
    • La preview dell'immagine caricata viene mostrata nel box circolare

Compilazione Indirizzi

  1. Fare clic sul tab Indirizzi
  2. Fare clic su "Aggiungi Indirizzo"
  3. Compilare i seguenti campi:
  4. Tipo Indirizzo: selezionare da dropdown (es. Residenza, Domicilio, Sede Legale)
  5. Via/Strada: campo testo
  6. CAP: campo testo (formato XXXXX)
  7. Città: campo testo o autocomplete
  8. Provincia: dropdown con i codici provincia (es. MI, TO, RM)
  9. Nazione: campo testo (default: Italia)
  10. Indirizzo predefinito: selezionarnando questa opzione, l'indirizzo è utlizzato nelle comunicazioni ufficiali. E' possibile avere un solo indirizzo predefinito.
  11. Fare clic su "Salva" per salvare l'indirizzo
  12. L'indirizzo sarà visualizzato in tabella con le azioni Modifica ed Elimina
  13. Ripetere per aggiungere ulteriori indirizzi

Compilazione Email

  1. Fare clic sul tab Email
  2. Fare clic su "Aggiungi Email"
  3. Compilare i seguenti campi:
  4. Tipo Email: selezionare da dropdown (es. Personale, Aziendale, Istituzionale)
  5. Indirizzo Email: digitare l'indirizzo completo (xxx@dominio.it)

  6. Email predefinita: selezionarnando questa opzione, l'email è utilizzata per le comunicazioni ufficiali. E' possibile avere una sola email predefinita.

  7. Fare clic su "Salva"

  8. L'email sarà visualizzata in tabella
  9. Ripetere per aggiungere ulteriori email

Compilazione Telefoni

  1. Fare clic sul tab Telefoni
  2. Fare clic su "Aggiungi Telefono"
  3. Compilare i seguenti campi:
  4. Tipo Telefono: selezionare da dropdown (es. Cellulare, Fisso, Fax)
  5. Numero: digitare il numero completo con prefisso internazionale se necessario (es. +39 06 123 4567)
  6. Telefono predefinito: selezionarnando questa opzione, il telefono è utilizzato per le comunicazioni ufficiali. E' possibile avere un solo telefono predefinita.
  7. Fare clic su "Salva"
  8. Il telefono sarà visualizzato in tabella
  9. Ripetere per aggiungere ulteriori numeri

Compilazione Incarichi

  1. Fare clic sul tab Incarichi
  2. Fare clic su "Aggiungi Incarico"
  3. Si apre un form per associare la persona a un incarico esistente:
  4. Incarico: combobox autocomplete — digitare per cercare tra gli incarichi già presenti in anagrafica (la ricerca scorre descrizioni del tipo "Ente - Carica")
  5. Data Inizio Validità: datepicker (formato DD/MM/YYYY)
  6. Data Fine Validità: datepicker (formato DD/MM/YYYY), opzionale
  7. Fare clic su "Salva" per aggiungere l'incarico
  8. Fare clic su "SALVA E INSERISCI NUOVO" per salvare e aprire subito un nuovo form
  9. L'incarico sarà visualizzato in tabella con azioni Modifica ed Elimina
  10. Ripetere per aggiungere ulteriori incarichi

Le date di inzio e fine se omesse indicano che l'incacarico è sempre valido. E' possibile specificare anche la sola data di inizio, in tal caso la validità inizierà dalla quella data in poi. Se specificate entrambe e la data di fine è nel passato, l'incarico verrà segnato come barrato, ad evidenziare che non è valido.

Compilazione Gradi

La tabella del tab Gradi mostra le colonne: Grado, Data inizio grado, Numero graduatoria.

  1. Fare clic sul tab Gradi
  2. Fare clic su "INSERISCI NUOVO GRADO"
  3. Compilare i seguenti campi:
  4. Grado: campo testo (es. "Colonnello", "Generale", "Capitano")
  5. Data Inizio Grado: data di acquisizione grado
  6. Numero Graduatoria: posizione nella graduatoria
  7. Fare clic su "Salva"
  8. Il grado sarà visualizzato in tabella

Le personalità saranno selezionate in base al grado piu recente. La precedenza è determianta dal grado,data e posizione in graduatoria.

Compilazione Note

  1. Fare clic sul tab Note
  2. È presente una textarea libera per annotazioni generiche sulla persona
  3. Digitare il testo desiderato
  4. Le note vengono salvate insieme agli altri dati al momento del salvataggio della persona

Compilazione Contatti

  1. Fare clic sul tab Contatti
  2. È presente una textarea libera per riferimenti e contatti aggiuntivi non strutturati
  3. Digitare il testo desiderato (es. recapiti alternativi, referenti, uffici di riferimento)
  4. I contatti vengono salvati insieme agli altri dati al momento del salvataggio della persona

Compilazione Tag

  1. Fare clic sul tab Tag
  2. Fare clic su "Aggiungi Tag"
  3. Nel dropdown Tag, selezionare un tag disponibile
  4. Se il tag è scaduto, verrà rimosso automaticamente dal sistema
  5. Fare clic su "Salva"
  6. Il tag sarà visualizzato in tabella con azione Elimina

Salvataggio

  1. Una volta compilati tutti i dati desiderati, fare clic sul pulsante "Salva Persona" (pulsante verde in fondo a destra)
  2. In alternativa: fare clic su "SALVA E INSERISCI NUOVA" per salvare la persona corrente e aprire immediatamente il form per una nuova persona
  3. Il sistema valida i dati:
  4. Campi obbligatori: Titolo, Nome, Cognome
  5. Se ci sono errori di validazione, il pulsante rimane disabilitato e vengono mostrati i messaggi di errore in rosso
  6. Alla conferma, viene visualizzato un messaggio di successo
  7. La persona è stata inserita e l'utente è reindirizzato alla lista

Risultato Atteso

La nuova persona è visibile nella lista con tutti i dati compilati. L'ID assegnato è automatico (incrementale).

Nota: Per nuove persone il toggle Abilitato è OFF di default. Ricordarsi di attivarlo affinché la persona compaia nelle ricerche e negli elenchi attivi.

3.1.3 Modificare una Persona Esistente

Prerequisiti

  • Accesso come Admin o Segreteria
  • La persona deve essere già presente in anagrafica

Procedura

  1. Dalla lista Persone, fare clic sull'icona penna verde nella colonna Azioni della riga della persona che si desidera modificare
  2. Verrà aperto il dettaglio della persona in modalità Edit
  3. Sono visibili tutti i dati precedentemente inseriti, organizzati per tab

Modifica Dati Principali

  1. Nel tab Dati Principali, modificare i campi desiderati
  2. I campi seguono le stesse regole di inserimento (vedi 3.1.2)
  3. Fare clic su "Salva Persona" per applicare le modifiche

Modifica Indirizzi

  1. Nel tab Indirizzi, sono elencati tutti gli indirizzi aggiunti
  2. Per modificare un indirizzo:
  3. Fare clic sull'icona Modifica (matita) della riga
  4. Modificare i dati nel form che appare
  5. Fare clic su "Salva"
  6. Per eliminare un indirizzo:
  7. Fare clic sull'icona Elimina (cestino) della riga
  8. Confermare l'eliminazione nel dialog di avviso
  9. Per aggiungere un nuovo indirizzo:
  10. Fare clic su "Aggiungi Indirizzo"
  11. Procedere come in 3.1.2

Modifica Email, Telefoni, Incarichi, Gradi, Tag

Seguire il medesimo procedimento del tab Indirizzi: - Fare clic su Modifica per editare - Fare clic su Elimina per rimuovere - Fare clic su "Aggiungi [Elemento]" per aggiungerne uno nuovo

Salvataggio

  1. Una volta completate tutte le modifiche, fare clic su "Salva Persona" (pulsante verde)
  2. Un messaggio di successo conferma che i dati sono stati aggiornati
  3. La lista è automaticamente aggiornata

Risultato Atteso

I dati della persona sono modificati immediatamente. L'ultimo aggiornamento viene registrato con data/ora e nome utente.

3.1.4 Eliminare una Persona

Prerequisiti

  • Accesso come Admin o Segreteria
  • La persona non deve avere incarichi attivi (se scaduti, sono ignorati)

Procedura - Metodo 1: Dalla Lista

  1. Dalla lista Persone, individuare la persona da eliminare
  2. Fare clic sull'icona Elimina (cestino rosso) nella colonna Azioni
  3. Verrà visualizzato un dialog di conferma con il messaggio:

    "Conferma eliminazione. Questa azione non potrà essere annullata."

  4. Fare clic su "Conferma" (pulsante rosso) per procedere
  5. Un messaggio di successo conferma l'eliminazione
  6. La persona è rimossa dalla lista

Errori Possibili

Errore Causa Soluzione
"Impossibile eliminare: incarichi attivi" La persona ha incarichi in corso Terminare gli incarichi (inserire data fine) oppure eliminarli manualmente dal tab Incarichi
"Errore: persona utilizzata in cerimonia" La persona è già inserita in un invito Rimuoverla dalla cerimonia, quindi tentare nuovamente
"Accesso negato" Utente senza permessi Richiedere accesso a Segreteria o Admin

3.1.5 Ricerca Avanzata

Ricerca Semplice

Utilizzare i campi di ricerca nella barra in alto: - Digitare parzialmente il cognome o il nome - Selezionare da dropdown (es. Titolo, Ente, Carica) - Fare clic su "TROVA"

Ricerca per Filtri Multipli

  1. Compilare più campi di ricerca contemporaneamente (es. Cognome + Ente + Carica)
  2. Fare clic su "TROVA"
  3. Il sistema applica tutti i filtri in AND (risultato deve soddisfare tutti i criteri)

Ricerca per Tag

  1. Nel dropdown Tag, selezionare il tag desiderato
  2. Fare clic su "TROVA"
  3. Verranno visualizzate tutte le persone associate a quel tag

Ricerca per Protocollo (Ordinamento per Peso)

  1. Nel dropdown Protocollo, selezionare il protocollo
  2. La lista verrà ordinata per "peso" all'interno di quel protocollo
  3. Il peso determina l'ordine di precedenza (numerale ascendente)

Pulisci Ricerca

Fare clic su "PULISCI FILTRI" per resettare tutti i criteri di ricerca e visualizzare l'elenco completo.

3.2 Enti (Organizzazioni)

Il modulo Enti gestisce l'anagrafica di organizzazioni, enti pubblici, aziende e altri soggetti collettivi.

3.2.1 Lista Enti

Accesso

  1. Nel menu laterale sinistro, sezione Segreteria
  2. Fare clic su Enti
  3. Verrà visualizzata la pagina di ricerca e la tabella degli enti

Ricerca e Filtri

Campi di ricerca:

  • Nome: campo testo (ricerca sul nome dell'ente)
  • Peso: campo numero (ordine di visualizzazione, 0-999)
  • Stato: dropdown (Tutti, Attivi, Inattivi)
  • Tipo Invito: dropdown (filtra per tipo di invito configurato)

Pulsanti:

  • "TROVA": esegue il filtro (pulsante rosso)
  • "PULISCI FILTRI": resetta i campi (pulsante grigio)

Tabella Risultati

Colonna Contenuto
Nome Nome dell'ente
Sigla Abbreviazione dell'ente (es. CONI, IRI)
Stato Attivo / Inattivo
Cariche Numero di cariche associate
Azioni Modifica, Elimina

3.2.2 Inserire un Nuovo Ente

Prerequisiti

  • Accesso come Admin o Segreteria

Procedura

  1. Dalla lista Enti, fare clic su "Nuovo Ente" (pulsante rosso)
  2. Si apre il form di creazione con i seguenti tab:
  3. Dati Principali
  4. Indirizzi

Compilazione Dati Principali

  1. Attivo: checkbox (default ON, spuntato)

  2. Indicare se l'ente è operante

  3. Nome*

  4. Digitare il nome completo dell'ente (es. "Comune di Milano", "Prefettura")

  5. Campo obbligatorio

  6. Peso

  7. Numero intero (0-9999)
  8. Determina l'ordine di visualizzazione negli elenchi
  9. Default: 100

  10. Valori inferiori = precedenza maggiore

  11. Tipo Cartoncino

  12. dropdown selezioanre la tipologia
  13. Campo opzionale

Compilazione Indirizzi

  1. Fare clic sul tab Indirizzi
  2. Fare clic su "Aggiungi Indirizzo"
  3. Compilare:
  4. Tipo Indirizzo: selezionare (es. Sede Principale, Filiale, Ufficio Secondario)
  5. Via/Strada
  6. CAP
  7. Città
  8. Provincia
  9. Nazione
  10. Indirizzo predefinito: Selezionare questa opzione per utlizzare questo indirizzo nelle comunicazioni ufficiali. E' possibile avere un solo indirizzo predefinito.
  11. Fare clic su "Salva"
  12. Ripetere per aggiungere ulteriori indirizzi

Salvataggio

Fare clic su "Salva Ente" (pulsante verde in fondo) per confermare e salvare.

Risultato Atteso

Il nuovo ente compare nella lista. Diventa immediatamente disponibile per l'associazione a persone (incarichi) e cariche.

3.2.3 Modificare un Ente

Procedura

  1. Dalla lista Enti, fare clic sulla riga dell'ente oppure sull'icona Modifica
  2. Modificare i dati desiderati nei vari tab
  3. Fare clic su "Salva Ente" per applicare le modifiche

Avvertenza

Modificare il Peso di un ente influisce sull'ordinamento negli elenchi protocollari. Fare attenzione a non alterare l'ordine di precedenza involontariamente.

3.2.4 Eliminare un Ente

Prerequisiti

L'ente non deve avere: - Cariche associate - Incarichi attivi (anche se scaduti)

Procedura

  1. Dalla lista Enti, fare clic sull'icona Elimina (cestino) sulla riga dell'ente
  2. Confermare nel dialog di avviso
  3. L'ente viene eliminato

Errori Possibili

Errore Causa Soluzione
"Impossibile eliminare: cariche associate" L'ente ha cariche Eliminare prima le cariche dal modulo Cariche
"Impossibile eliminare: incarichi associati" L'ente è in incarichi Eliminare gli incarichi o terminarne la validità

3.3 Cariche

Le cariche rappresentano posizioni, ruoli o funzioni (es. "Sindaco", "Assessore", "Direttore Generale") che possono essere ricoperte da persone all'interno di enti.

3.3.1 Lista Cariche

Accesso

  1. Nel menu laterale, sezione Segreteria
  2. Fare clic su Cariche
  3. Verrà visualizzata la lista

Ricerca e Filtri

Campi:

  • Descrizione: campo testo (nome della carica)
  • Peso: numero (ordine di visualizzazione)
  • Stato: dropdown (Tutte, Abilitate, Disabilitate)
  • Tag: dropdown (filtra per tag associato)

Tabella Risultati

Colonna Contenuto
Descrizione Nome della carica
Peso Ordine di precedenza
Stato Abilitata / Disabilitata
Azioni Modifica, Elimina

3.3.2 Inserire una Nuova Carica

Procedura

  1. Dalla lista Cariche, fare clic su "Nuova Carica" (pulsante menu laterale)
  2. Compilare i seguenti campi:

Dati Principali:

  • Descrizione* (obbligatorio)

  • Nome della carica (es. "Sindaco", "Assessore Cultura", "Consigliere Comunale")

  • Peso

  • Numero intero per ordinamento (default 100)
  • Numeri inferiori = precedenza maggiore

Tab Tag:

  • Aggiungi Tag
  • Associare uno o più tag alla carica

  • Opzionale

  • Fare clic su "Salva Carica" (pulsante verde)

Risultato Atteso

La nuova carica compare nella lista e diventa disponibile per l'associazione negli incarichi.

3.3.3 Modificare una Carica

  1. Dalla lista, fare clic sulla riga oppure sull'icona Modifica
  2. Modificare i campi desiderati
  3. Fare clic su "Salva Carica"

3.3.4 Eliminare una Carica

Prerequisiti

La carica non deve essere in nessun incarico attivo.

Procedura

  1. Fare clic sull'icona Elimina sulla riga della carica
  2. Confermare nel dialog
  3. La carica viene eliminata

Errore

Se la carica è ancora associata a incarichi, il sistema impedisce l'eliminazione. Occorre prima eliminare o modificare gli incarichi.

3.4 Incarichi

Un incarico crea l'associazione tra Ente e una Carica, indicando il periodo di validità.

Esempio: "Giovanni Rossi ricopre la carica di Sindaco nel Comune di Milano dal 01/01/2023 al 31/12/2024"

3.4.1 Lista Incarichi

Accesso

  1. Nel menu laterale, sezione Segreteria
  2. Fare clic su Incarichi

Ricerca e Filtri

Campi: - Descrizione Incarico: testo (ricerca descrizione sintetica) - Nome Ente: testo - Descrizione Carica: testo - Univoco: dropdown (Sì/No) - "Univoco" significa che solo una persona può ricoprire contemporaneamente quella carica in quell'ente - Tipo Invito: dropdown - Codice di Precedenza: campo testo

Tabella Risultati

Colonna Contenuto
Descrizione "Ente - Carica"
Ente Nome dell'ente
Carica Nome della carica
Univoco Si/No Sì / No
Azioni Modifica, Elimina

3.4.2 Inserire un Nuovo Incarico

Procedura

  1. Dal menu laterale "Segreteria", fare clic su "Nuovo Incarico"
  2. Si apre un form con più tab. Il tab Dati Principali contiene i seguenti campi:

Dati Principali:

  • Ente*
  • Fare clic sul pulsante "..." a fianco del campo per aprire la modale "Scegli un Ente"
  • Nella modale: inserire il testo di ricerca e selezionare l'ente dalla tabella dei risultati

  • Obbligatorio

  • Carica*

  • Fare clic sul pulsante "..." a fianco del campo per aprire la modale "Scegli una Carica"
  • Nella modale: inserire il testo di ricerca e selezionare la carica dalla tabella dei risultati

  • Obbligatorio

  • Descrizione

  • Si auto-compila con la combinazione "Ente + Carica" dopo la selezione dei due campi precedenti

  • Modificabile manualmente se necessario

  • Incarico Univoco

  • Dropdown Sì/No

  • Se impostato a Sì, la carica in quell'ente può essere ricoperta da una sola persona per volta

  • Codice di Precedenza

  • Campo testo (es. "001", "A01")
  • Utilizzato per ordinamenti personalizzati all'interno dei protocolli

Il form include anche i tab Indirizzi e Email, per associare recapiti direttamente all'incarico (indipendentemente da quelli della persona).

  1. Fare clic su "Salva Incarico" (pulsante verde)
  2. In alternativa: fare clic su "SALVA E INSERISCI NUOVO" per salvare e aprire subito un nuovo form

Risultato Atteso

Il nuovo incarico appare nella lista e nella tabella degli incarichi delle persone interessate.

3.4.3 Modificare un Incarico

  1. Dalla lista, fare clic sulla riga oppure sull'icona Modifica
  2. Modificare i dati desiderati
  3. Fare clic su "Salva Incarico"

3.4.4 Eliminare un Incarico

  1. Dalla lista, fare clic sull'icona Elimina
  2. Confermare nel dialog
  3. L'incarico viene eliminato immediatamente

3.5 Tag

I tag sono etichette che possono essere associate a persone, cariche e incarichi per categorizzazione e filtri rapidi.

Esempi: "VIP", "Scadere Revisione", "Invitare Cerimonia", "Militare"

3.5.1 Lista Tag

Accesso

  1. Nel menu laterale, sezione Segreteria
  2. Fare clic su Tag

Ricerca e Filtri

Campi: - Descrizione: testo (nome del tag) - Data Scadenza: datepicker (filtra tag scaduti o attivi)

Tabella Risultati

Colonna Contenuto
Descrizione Nome del tag
Data Scadenza Data se il tag ha una scadenza, vuoto altrimenti
Azioni Modifica, Elimina

3.5.2 Inserire un Nuovo Tag

Procedura

  1. Al menu laterale "Segreteria", fare clic su "Nuovo Tag"

  2. Compilare i campi:

  3. Descrizione*

  4. Nome del tag (es. "VIP", "Riservato", "Militare")

  5. Obbligatorio, max 50 caratteri

  6. Data Scadenza

  7. Datepicker
  8. Opzionale

  9. Se compilata, il tag viene rimosso automaticamente dalla persone/cariche/incarichi dopo questa data (mediante processo batch notturno)

  10. Fare clic su "Salva Tag" (pulsante verde)

Risultato Atteso

Il nuovo tag è disponibile nei dropdown di associazione persone/cariche/incarichi.

3.5.3 Modificare un Tag

  1. Dalla lista, fare clic sulla riga oppure sull'icona Modifica
  2. Modificare i dati (es. rinominare, cambiare data scadenza)
  3. Fare clic su "Salva Tag"

Avvertenza

Modificare il nome di un tag non aggiorna automaticamente le associazioni già create. Le associazioni rimangono valide e continueranno a utilizzare il nuovo nome.

3.5.4 Eliminare un Tag

  1. Dalla lista, fare clic sull'icona Elimina
  2. Confermare
  3. Il tag viene eliminato

Effetto di Eliminazione

Le associazioni del tag a persone/cariche/incarichi vengono rimosse automaticamente.

3.6 Protocolli

I protocolli sono configurazioni che definiscono l'ordine di precedenza (peso) di persone, enti e cariche per cerimonie e eventi formali.

Esempio: Protocollo "Stato Italiano" - definisce che il Presidente della Repubblica precede il Presidente del Consiglio, etc.

3.6.1 Lista Protocolli

Accesso

  1. Nel menu laterale, sezione Segreteria
  2. Fare clic su Protocolli

Ricerca e Filtri

Campo: - Descrizione: testo (nome del protocollo)

Tabella Risultati

Colonna Contenuto
Descrizione Nome del protocollo
Numero Gruppi Numero di gruppi contenuti
Azioni Modifica, Visualizza

3.6.2 Inserire un Nuovo Protocollo

Panoramica dell'Editor

La creazione e modifica di un protocollo avviene tramite un editor visuale. L'editor presenta un'area interattiva con: - Pulsante "Aggiungi": inserisce un nuovo gruppo in fondo alla lista - Pulsanti "Sposta Su" / "Sposta Giù": riordinano il gruppo selezionato

Ogni gruppo dispone di icone inline sulla riga: - + : aggiunge un nuovo gruppo subito sotto - penna apre il form di modifica del gruppo - X : elimina il gruppo

Procedura

  1. Dalla lista Protocolli, fare clic su "Nuovo Protocollo" (pulsante rosso)

  2. Compilare:

  3. Descrizione*

  4. Nome del protocollo (es. "Protocollo Stato Italiano", "Protocollo Cerimonie Civili")

  5. Obbligatorio

  6. Fare clic su "Salva Protocollo"

Aggiunta di Gruppi

Dopo aver salvato il protocollo, nell'editor visuale:

  1. Fare clic su "Aggiungi" per inserire un nuovo gruppo
  2. Compilare:
  3. Nome Gruppo: (es. "Cariche Istituzionali", "Ordine Civile", "Ospiti")

  4. Tipo Gruppo: selezionare tra i tipi disponibili (con legenda colorata):

    • "Incarichi ordinati per Peso"
    • "Incarichi ordinato per Grado"
    • "Incarichi ordinato per Enti"
    • "Gradi"
    • "Enti"

  5. Una volta aggiunto il gruppo, è possibile associarvi elementi tramite l'icona penna del gruppo

Aggiunta di Elementi a un Gruppo

  1. Fare clic sull'icona penna del gruppo desiderato
  2. Fare clic su "Aggiungi"
  3. Selezionare l'elemento desiderato (incarico, grado o ente in base al tipo del gruppo)
  4. Assegnare un peso relativo all'interno del gruppo
  5. Salvare

3.6.3 Modificare un Protocollo

  1. Dalla lista, fare clic sulla riga oppure sull'icona Modifica
  2. L'editor visuale si apre con i gruppi esistenti
  3. Modificare nome, note, gruppi tramite le icone inline
  4. Fare clic su "Salva Protocollo"

Gestione Gruppi

  • Modifica Gruppo: fare clic sull'icona penna per cambiare nome, peso, tipo, elementi
  • Elimina Gruppo: fare clic sulla X per rimuovere il gruppo e tutti i suoi elementi
  • Riordina Gruppi: usare i pulsanti "Sposta Su" / "Sposta Giù" oppure il drag & drop

3.6.4 Protocollo di Sistema

Esiste un protocollo di sistema non eliminabile, utilizzato come default.

Avvertenza: Il protocollo di sistema non può essere eliminato. È possibile modificarlo ma non cancellarlo.

3.7 Acquisizione File (ACQUISISCI FILE)

Consente di caricare dati in massa da file CSV per persone, enti e cariche.

3.7.1 Accesso alla Funzione

  1. Dalla lista Persone, Enti oppure Cariche
  2. Fare clic su "ACQUISISCI FILE" (pulsante sulla barra della tabella)

Procedura di acquisizione file

Facendo clic su "ACQUISISCI FILE" si apre la finestra di selezione file del sistema operativo. Selezionare il file CSV da importare (estensioni accettate: .csv). Una volta scelto il file, il sistema mostra una finestra di conferma con:

  • Titolo: "Attenzione"
  • Messaggio: "Sicuro di voler acquisire il file [nome del file]?"
  • Pulsante verde — "Acquisisci file": avvia l'importazione
  • Pulsante rosso — "Annulla": chiude la finestra senza effettuare alcuna operazione

Dopo aver confermato, compare una finestra di attesa con la dicitura "L'operazione potrebbe richiedere alcuni minuti" mentre i dati vengono elaborati. Al termine, il sistema notifica l'esito con un messaggio di successo oppure un messaggio di errore che indica la causa del problema.

Nota importante sul nome del file: il nome del file deve contenere una delle seguenti parole chiave affinché il sistema riconosca il tipo di dati da importare: persone, enti oppure cariche. Ad esempio: persone_2024.csv, enti_lista.csv, cariche_importazione.csv. E' possibile importare solo dati semplici. Sono esclusi volori secelti da una lista, ad esempio, titolo, genere, ecc o dati di relazione es. Telefoni, email, gradi, ecc.

3.7.2 Formati Accettati

Persone CSV

Le colonne attese sono (in questo ordine):

Colonna Tipo Obbligatorio Esempio
1. Titolo testo Sì On.
2. Nome testo Sì Giovanni
3. Cognome testo Sì Rossi
4. Data Nascita data (DD/MM/YYYY) No 01/01/1970
5. Abilitato booleano (S/N, 1/0) No S
6. Id numero No 1

Esempio di riga CSV: 

"On.";"Giovanni";"Rossi";"01/01/1970";"M";"Coniugato";"Ingegnere con 20 anni di esperienza";"1","256"

Enti CSV

Colonna Tipo Obbligatorio Esempio
1. Nome testo Sì Comune di Milano
2. Peso numero No 100
3. Attivo numero 0/1 No 1
4. Id numero No 1

Esempio di riga CSV: 

"MINISTERO DELL'INTERNO";"1";"1";"1"

Cariche CSV

Colonna Tipo Obbligatorio Esempio
1. Descrizione testo Sì Sindaco
2. Peso numero No 10
3. Abilitato numero 0/1 No 1
4. Id numero No 1

Esempio di riga CSV: 

"Ministro dell'Interno";"1";"1";"256"

3.7.3 Procedura di Import

  1. Preparare il file CSV con i dati nel formato corretto:
  2. Utilizzare un editor testo oppure Excel/LibreOffice Calc
  3. Salvare in formato CSV (carattere separatore: punto-virgola)
  4. Encoding: UTF-8 (importante per caratteri accentati)

  5. Il nome del file deve contenere la parola chiave corrispondente ai dati da importare: persone, enti oppure cariche (ad esempio: persone_2024.csv, enti_lista.csv)

  6. Dalla lista desiderata (Persone/Enti/Cariche), fare clic su "ACQUISISCI FILE"

  7. Si apre il selettore file del sistema operativo: selezionare il file CSV da importare

  8. Il sistema mostra una finestra di conferma con il messaggio "Sicuro di voler acquisire il file [nome del file]?":

  9. Fare clic su "Acquisisci file" (pulsante verde) per avviare l'importazione

  10. Fare clic su "Annulla" (pulsante rosso) per annullare senza effettuare alcuna operazione

  11. Dopo la conferma compare una schermata di attesa con la dicitura "L'operazione potrebbe richiedere alcuni minuti": attendere senza chiudere la pagina

  12. Al termine dell'elaborazione, il sistema mostra un messaggio di esito (vedi sezione 3.7.4)

3.7.4 Esito dell'Importazione

Al termine dell'elaborazione, il sistema mostra direttamente un messaggio di notifica:

  • Successo: notifica verde che conferma il completamento dell'importazione
  • Errore: messaggio di errore che riporta la causa del problema restituita dal server (ad esempio: formato non valido, colonna obbligatoria mancante, dati non riconosciuti)

Non viene generato un report dettagliato riga per riga. In caso di errore, correggere il file CSV in base al messaggio ricevuto e ripetere l'operazione.

3.7.5 Errori Comuni e Soluzioni

Errore Causa Soluzione
"Formato CSV non riconosciuto" File non è CSV oppure encoding errato Salvare in UTF-8, verificare i separatori
"Colonna obbligatoria mancante" Manca una delle colonne richieste Aggiungere la colonna nel file seguendo il formato della sezione 3.7.2
"Valore non valido" Tipo di dato errato (es. data in formato sbagliato) Verificare il formato (DD/MM/YYYY per le date)
"Titolo non trovato" Il titolo inserito non esiste nel sistema Creare prima il titolo nel modulo Titoli oppure usare un titolo già presente
"Ente non trovato" L'ente indicato non esiste Creare prima l'ente oppure verificare che il nome corrisponda esattamente a quello già presente in anagrafica
Il nome del file non viene riconosciuto Il nome del file non contiene la parola chiave corretta Rinominare il file in modo che contenga persone, enti oppure cariche

3.8 Note e Casi Particolari

Vincoli di Integrità Referenziale

Eliminazione Enti

Un ente non può essere eliminato se: - Ha cariche associate - Ha incarichi in corso oppure scaduti (presenti nel database)

Soluzione: Eliminare prima tutte le cariche e gli incarichi riferiti all'ente.

Eliminazione Cariche

Una carica non può essere eliminata se: - È ancora presente in incarichi (attivi o scaduti)

Soluzione: Eliminare prima gli incarichi, oppure modificarli per puntare a un'altra carica.

Eliminazione Persone

Una persona non può essere eliminata se: - È inclusa in un invito a cerimonia - Ha incarichi attivi (incarichi scaduti non bloccano l'eliminazione)

Soluzione: Rimuovere prima dagli inviti, oppure terminare gli incarichi.

Univocità degli Incarichi

Se un incarico è marcato come "Univoco" = Sì, il sistema impedisce di assegnare la stessa carica nello stesso ente a una seconda persona contemporaneamente (a meno che la prima abbia data fine validità nel passato).

Esempio: Se "Sindaco del Comune di Milano" è univoco: - Giovanni Rossi: Sindaco 01/01/2023 - 31/12/2024 - Non è possibile assegnare un'altra persona come Sindaco del Comune di Milano nel periodo 2023-2024

Scadenza Automatica Tag

I tag con data di scadenza inserita vengono rimossi automaticamente dalle associazioni dopo la scadenza tramite un processo di pulizia notturno.

Avvertenza: Se un tag scade, non viene notificato l'utente. Occorre controllare manualmente le associazioni se necessario.

Ordinamento per Peso

Il peso è utilizzato in tre contesti:

  1. Enti: ordine di visualizzazione negli elenchi protocollari
  2. Cariche: priorità delle cariche all'interno di uno stesso ente
  3. Protocolli: ordine dei gruppi e degli elementi all'interno di gruppi

Regola: Peso inferiore = precedenza maggiore

Esempio: - Presidente (peso 10) - Vicepresidente (peso 20) - Segretario (peso 30) - Consigliere (peso 100)

Incarichi Scaduti

Gli incarichi con Data Fine Validità nel passato sono considerati scaduti ma non vengono eliminati automaticamente.

Comportamento: - Vengono visualizzati in grigio/barrati nella lista - Rimangono nei dati storici per tracciabilità

Se si desidera riattivare un incarico scaduto: 1. Aprire in modifica 2. Modificare la Data Fine Validità a una data futura 3. Salvare

Filtri sulla Lista Persone per Protocollo

Quando si filtra la lista Persone per un Protocollo specifico, la colonna Peso Protocollo diventa visibile.

Questa colonna mostra il peso che la persona ha all'interno di quel protocollo (se configurato).

Se una persona non è presente nel protocollo selezionato, il peso sarà vuoto o 0.

Geocoding e Comuni

Quando si inserisce un indirizzo, il campo Città ha un autocomplete collegato a un elenco di comuni italiani. Selezionare un comune da questo elenco è fortemente consigliato per garantire coerenza dei dati.

3.9 Troubleshooting

Problema: Non riesco a salvare una persona

Possibili cause e soluzioni:

Sintomo Causa Soluzione
"Titolo obbligatorio" messaggio rosso Titolo non compilato o non selezionato da autocomplete Digitare il titolo e selezionare dall'elenco a tendina
"Nome obbligatorio" Campo nome vuoto Compilare il nome
"Cognome obbligatorio" Campo cognome vuoto Compilare il cognome
Pulsante "Salva Persona" grigio (disabilitato) Form non valida per mancanza dati obbligatori Verificare i 3 campi obbligatori sopra elencati
"Errore server 500" Problemi di connessione o database Attendere alcuni secondi e ritentare; se persiste, contattare l'amministratore

Problema: Non vedo gli indirizzi/email/telefoni aggiunti

Possibili cause:

  1. Non ho fatto clic su "Salva" per ogni elemento aggiunto

  2. Soluzione: Ogni elemento (indirizzo, email, telefono) deve essere salvato singolarmente. Poi fare clic su "Salva Persona" per salvare il complesso.

  3. Gli elementi sono in un tab diverso

  4. Soluzione: Verificare di essere nel tab corretto (es. Email invece di Indirizzi)

  5. Il browser ha problemi di cache

  6. Soluzione: Aggiornare la pagina (F5 oppure Ctrl+R)

Problema: ACQUISISCI FILE fallisce

Verifica checklist:

  • [ ] Il file è in formato CSV (non XLS, non XLSX)
  • [ ] L'encoding è UTF-8 (non ANSI, non ISO-8859-1)
  • [ ] Le colonne sono nell'ordine corretto
  • [ ] Le date sono in formato DD/MM/YYYY
  • [ ] Non ci sono spazi extra all'inizio/fine delle celle
  • [ ] I valori booleani sono S/N oppure 1/0 (non true/false)
  • [ ] Il separatore è coerente (virgola o punto-virgola, non entrambi)

Se il problema persiste, visualizzare il report di import per i dettagli degli errori specifici.

Problema: Non riesco a eliminare un ente

Causa: L'ente ha ancora cariche o incarichi associati.

Soluzione:

  1. Accedere a Cariche
  2. Filtrare per l'ente in questione
  3. Eliminare tutte le cariche
  4. Accedere a Incarichi
  5. Filtrare per l'ente in questione
  6. Eliminare tutti gli incarichi
  7. Tornare a Enti
  8. Ora è possibile eliminare l'ente

Problema: Le persone non appiono nei protocolli

Possibili cause:

  1. Le persone non hanno incarichi assegnati (i protocolli si basano su incarichi)

  2. Soluzione: Assegnare incarichi nel modulo Incarichi

  3. Gli incarichi non sono stati aggiunti ai gruppi del protocollo

  4. Soluzione: Aprire il protocollo e aggiungere manualmente le persone ai gruppi desiderati

  5. Gli incarichi sono scaduti (data fine nel passato)

  6. Soluzione: Verificare le date di validità degli incarichi

3.10 Scorciatoie Tastiera

(Se implementate nel sistema)

Tasto Azione
Ctrl + S Salva il form corrente
Ctrl + N Nuovo record (se nella lista)
Esc Chiudi dialog / Annulla
Enter Esegui ricerca (se in campo Ricerca)
Tab Naviga tra i campi

Verifica con l'amministratore del sistema se queste scorciatoie sono attive nel vostro ambiente.

3.11 Permessi e Ruoli

Accesso per Ruolo

Ruolo Persone Enti Cariche Incarichi Tag Protocolli
Admin R/W R/W R/W R/W R/W R/W
Segreteria R/W R/W R/W R/W R/W R
Segreteria (sola lettura) R R R R R R

Legenda: R = Lettura, W = Scrittura (modifica/eliminazione)

Cosa Significa Ogni Permesso

  • R (Lettura): visualizzazione e ricerca
  • W (Scrittura): creazione, modifica, eliminazione

Se un ruolo non ha permesso di scrittura, i pulsanti di modifica/eliminazione non appariranno, e i form saranno in modalità "sola lettura".

Fine del Capitolo 3