Capitolo 8 — Amministrazione

8.1 Panoramica

Le funzioni di amministrazione sono accessibili solo agli utenti con ruolo Amministratore. Queste funzionalità consentono di gestire:

Utenti del sistema e loro permessi
Sedi organizzative (solo ruolo Amministratore)
Anagrafiche di base, ovvero valori predefiniti del sistema (solo ruolo Amministratore)
Database e backup
Informazioni di sistema e licenza

Nota: Le sezioni Sedi e Anagrafiche di Base sono visibili e accessibili esclusivamente agli utenti con ruolo Amministratore. Gli utenti con altri ruoli non vedranno queste voci nel menu.

Nota importante: Un errore in amministrazione potrebbe compromettere il funzionamento di CerimoniereWeb per tutti gli utenti. Procedete con cautela e, se necessario, contattate il team di supporto di bit Time.

8.2 Gestione Utenti

La gestione utenti consente di creare, modificare, disabilitare e eliminare gli account degli operatori di CerimoniereWeb.

Nota per utenti non Amministratore: Gli utenti con ruolo diverso da Amministratore che hanno accesso alla pagina "Gestione Utenti" possono utilizzarla esclusivamente per creare e gestire gli utenti con ruolo Mobile (operatori checkin da app). Non hanno visibilità né controllo sugli altri account di sistema. Questa funzionalità consente ai responsabili di sede di autonomamente abilitare o revocare l'accesso agli operatori checkin senza coinvolgere l'Amministratore.

Come accedere alla gestione utenti

Effettuate il login con un account amministratore
Nel menu laterale sinistro, individuate "Gestione Utenti"
Cliccate su "Gestione Utenti": per visualizzare la lista degli utenti cliccare su Utenti.

Schermata: La pagina si divide in due sezioni principali. In alto, una scheda di ricerca con intestazione colorata e icona di lente di ingrandimento permette di filtrare gli utenti per Cognome, Nome e Sede (con campo a completamento automatico). I pulsanti TROVA e PULISCI FILTRI si trovano in fondo al pannello di ricerca. Sotto, una tabella paginata mostra la lista degli utenti trovati con le colonne: Cognome, Nome, Ruoli, Sede, Username, Validità (date di inizio e fine nel formato GG/MM/YYYY HH:mm) e una colonna Azioni con tre icone per ogni riga: matita verde (Modifica utente), X rossa (Elimina utente) e freccia arancione (Reset password).

Lista degli utenti

La pagina include filtri di ricerca per: - Cognome - Nome - Sede

Usate il pulsante TROVA per applicare i filtri e PULISCI FILTRI per azzerarli.

Vedrete una tabella con i seguenti dati per ogni utente:

Colonna	Descrizione
Cognome	Cognome dell'utente
Nome	Nome dell'utente
Ruoli	Lista di ruoli assegnati (es: Segreteria, Platea, Recall)
Sede	Sede di appartenenza
Username	Nome utente per il login
Validita	Periodo di validità dell'account (date di inizio e fine)
Azioni	Pulsanti per modificare, reset password, eliminare

Creare un nuovo utente

Passaggi:

Cliccate il pulsante verde "Nuovo Utente" nel menu laterale sotto Gestione utenti
Si apre un modulo di creazione utente
Compilate i campi obbligatori:

Campo	Descrizione	Note
Username	Nome utente per il login	Deve essere univoco. Minuscole, nessuno spazio. Es: `mario.rossi`
Email	Indirizzo email della persona	Riceverà la password temporanea qui
Nome	Nome di battesimo	Es: Mario
Cognome	Cognome	Es: Rossi
Sede	Sede organizzativa di appartenenza	Menu a tendina, obbligatorio
Ruoli	Ruoli da assegnare	Checkbox multipli. Vedi sezione 1.3 Cap. 1 per la gerarchia
Data Inizio Validità	Data a partire dalla quale l'utente può accedere	Formato: GG/MM/YYYY. Default: oggi
Data Fine Validità	Data dopo la quale l'utente non potrà più accedere	Formato: GG/MM/YYYY. Es: 31/12/2026

Selezionate i ruoli desiderati cliccando le checkbox:
Amministratore
Segreteria
Segreteria (sola lettura)
Platea
Platea RO (sola lettura)
Recall
Mobile

Attenzione: Il ruolo Mobile non può essere combinato con altri ruoli. Se selezionate Mobile, gli altri ruoli saranno deselezionati automaticamente.

Cliccate il pulsante "Salva" in fondo al modulo

Risultato della creazione utente

Se la creazione va a buon fine:

Password temporanea generata automaticamente — Una stringa casuale sicura
Email inviata all'indirizzo fornito — Contiene username, password temporanea e link di accesso
L'utente appare nella lista — Con stato "Attivo"
L'utente deve cambiare la password — Al primo accesso (vedi Cap. 2, sezione 2.7)

Nota: Se l'email non viene ricevuta, verificate che il servizio jobemail sia configurato correttamente (vedi sezione 8.4 di questo capitolo).

Modificare un utente

Nella lista degli utenti, individuate l'utente che volete modificare
Cliccate il pulsante "Modifica" (matita/icona) sulla riga dell'utente
Si apre il modulo di modifica
Cambiate i campi desiderati:
Ruoli: aggiungete/rimuovete checkbox
Date di validità: cambiate le date
Sede: cambiate da un menu a tendina
Non potete cambiare username — É immutabile
Cliccate "Salva"

Reset password

Se un utente dimentica la password o è bloccato:

Nella lista, individuate l'utente
Cliccate il pulsante "Reset Password" (oppure icona di chiave)
Un nuovo modulo appare con un checkbox di conferma: "Confermo il reset della password"
Cliccate su "Conferma"
Sistema genera una nuova password temporanea e invia un'email all'utente
L'utente riceve l'email con la nuova password
Al prossimo login, dovrà cambiare la password (vedi Cap. 2, sezione 2.7)

Nota: Il reset invia una nuova password via email. Se l'utente non riceve l'email, verificate la configurazione SMTP/jobemail.

Disabilitare un utente

Un utente può essere disabilitato senza essere eliminato (per audit trail):

Modificate l'utente (vedi procedura sopra)
Cambiate la "Data Fine Validità" a una data passata (es: ieri)
Oppure deselezionate tutti i ruoli
Cliccate "Salva"

Risultato: l'utente non potrà più effettuare login, ma i suoi dati rimangono nel database.

Eliminare un utente

Avvertenza: L'eliminazione è irreversibile. Prima di eliminare, assicuratevi che l'utente non abbia dati importanti collegati.

Nella lista, cliccate il pulsante "Elimina" (icona cestino) sulla riga
Appare una finestra di conferma: "Sei sicuro di voler eliminare questo utente?"
Cliccate "Sì, elimina" per confermare
L'utente è rimosso dal database

Conseguenze dell'eliminazione: - L'utente non appare più nella lista - L'account non può più accedere - I dati di audit storico potrebbero rimanere (per tracciabilità)

Limite di licenza utenti

CerimoniereWeb ha un numero massimo di utenti concesso dalla licenza:

Se avete raggiunto il limite, non potete crearne di nuovi
Vedrete il messaggio: "Numero massimo di utenti raggiunto"
Dovete eliminare un utente inutilizzato, oppure contattare bit Time per upgrade della licenza

8.3 Gestione Sedi

Le sedi sono unità organizzative che dividono i dati in CerimoniereWeb (multi-tenancy). Ogni sede ha i propri utenti, anagrafiche e cerimonie separate.

Come accedere alla gestione sedi

Menu laterale → "Gestione Utenti" → "Sedi"
Si apre la lista di tutte le sedi del sistema

Schermata: La pagina si articola in due sezioni. In alto, una scheda di ricerca con icona di lente di ingrandimento contiene un campo testo per filtrare le sedi per Descrizione, affiancato dai pulsanti TROVA e PULISCI FILTRI. Sotto, una tabella paginata elenca tutte le sedi presenti nel sistema. Per ciascuna sede sono visibili il nome (descrizione) e le azioni disponibili: icona matita per modificare i dati della sede e icona X per eliminarla. Il modulo di creazione o modifica di una sede, accessibile tramite il pulsante Nuova Sede o l'icona di modifica, presenta il campo Descrizione (obbligatorio) e, solo in fase di creazione, due interruttori a levetta per scegliere se la nuova sede debba ereditare le persone e i protocolli dalla sede principale.

Creare una nuova sede

Cliccate il pulsante "Nuova Sede"
Si apre un modulo di creazione con i campi:

Campo	Descrizione	Obbligatorio
Nome Sede	Es: "Direzione Regionale Toscana", "Comando Provinciale di Roma"	Sì
Eradita persone	Permette di partire con una anagrafica di base gestatia dall'amministratore	No
Eradita Protocalli	Permette di copiare la struttura dei protocolli di base "Ambito nazionale" e "Ambito Territoriale"	No

Cliccate "Salva"

Modificare una sede

Cliccate il pulsante "Modifica" sulla riga della sede
Cambiate i campi
Cliccate "Salva"

Eliminare una sede

Attenzione: Se la sede contiene dati (utenti, cerimonie, anagrafiche), l'eliminazione potrebbe non essere possibile. Contattate il supporto tecnico.

Cliccate il pulsante "Elimina" sulla riga della sede
Confermando, la sede e tutti i suoi dati associati verranno eliminati (irreversibile)

8.4 Anagrafiche di Base

Le anagrafiche di base sono valori predefiniti del sistema, usati in tutta l'applicazione. Solo l'amministratore può modificarli.

Come accedere alle anagrafiche di base

Menu laterale → "Anagrafiche"
Nel sottomenu, vedrete varie voci:
Tipi Indirizzo — Es: Residenza, Domicilio, Ufficio
Tipi Email — Es: Personale, Ufficiale, PEC
Tipi Telefono — Es: Fisso, Cellulare, Ufficiale
Tipi Invito — Es: Formale, Informale, Email
Titoli — Es: Dott., Ing., Prof., Avv.
Stati Civili — Es: Celibe/Nubile, Coniugato/a, Divorziato/a
Forze Armate — Es: Esercito, Marina, Aeronautica, Carabinieri
Categorie NATO — Es: OF-1, OF-2, OR-1, OR-2
Esordi — Es: Primo incarico, Promozione
Cliccate sulla voce che volete modificare

Gestire un'anagrafica di base

Per ogni anagrafica, vedrete una tabella con:

Colonna	Descrizione
Descrizione	Valore dell'anagrafica
Azioni	Pulsanti Modifica, Elimina

Aggiungere un nuovo valore:

Cliccate "Nuovo nome anagrafica"
Inserite il Nome (es: "Dott.")
Cliccate "Salva"

Modificare un valore:

Selezionata la voce dell'anagrafica interessata dal menu laterale
invidiuate la voce che si intende modificare (anche utilizzando il filtro) e cliccare sul pulsante di modifica nella colonna azioni
Modificare il valore
Cliccate "Salva"

Eliminare un valore:

Selezionata la voce dell'anagrafica interessata dal menu laterale
invidiuate la voce che si intende modificare (anche utilizzando il filtro) e cliccare sul pulsante di modifica nella colonna azioni
Cliccate "Elimina" sulla riga
Confermando, il valore è rimosso (se non è associato a dati)

Nota: Non potete eliminare un valore se è già usato in anagrafiche (es: non potete eliminare una forza armata se ci sono gradi militari associati). Dovete prima rimuovere i dati collegati.

8.5 Gestione Database

La gestione database consente di creare backup, clonare database e effettuare operazioni di manutenzione. Funzionalità avanzate riservate a amministratori esperti.

Schermata: La pagina è raggiungibile dal profilo utente nella barra laterale, alla voce Time Machine (visibile solo all'utente administrator). In cima appare un campo di sola lettura che indica il database attualmente attivo. Accanto, il pulsante verde Nuovo Snapshot consente di creare immediatamente una copia del database corrente. Sotto, una tabella paginata elenca tutti gli snapshot disponibili con le colonne: Nome snapshot (identificativo generato automaticamente dal sistema), Data creazione, Orario creazione, Versione del software al momento della creazione e le Azioni con due icone: freccia verde (Ripristina) per attivare lo snapshot come database corrente, e X rossa (Elimina) per rimuoverlo definitivamente.

Visualizzare i database disponibili

La pagina mostra:

Database corrente — Quale database è attivo e in uso
Lista di tutti i database — Nome, data di creazione, dimensione
Stato del server — Se è in manutenzione o disponibile

Cambiare il database attivo

Avvertenza: Durante il cambio database, il server va in manutenzione e gli utenti non potranno accedere.

Procedura da "Time Machine":

Nella lista dei database, selezionate il database che volete attivare
Cliccate il pulsante "Restore Database"
Una finestra di conferma appare: "Il server andrà in manutenzione per 2-5 minuti. Continuare?"
Cliccate "Ripristina Snapshot"
Il server cambia database (gli utenti vedranno una pagina "Manutenzione in corso")
Dopo 2-5 minuti, il server ritorna disponibile con il nuovo database

Procedura da "Cambia Database": 1. Selezionare la voce Cambia database dal menu laterale 2. La finistra di dialgolo mostra il database corrente e permette di selezionare il nuovo database. 3. Cliccare su Conferma 4. Il database selezionato diventa quello attivo.

Creare un snapshot (backup clone)

Uno snapshot è una copia istantanea del database corrente. Utile per clonare configurazioni da una cerimonia a un'altra.

Procedura:

Cliccate il pulsante "Crea Snapshot"
Si apre una finestra di conferma
Cliccate "Crea snapshot"
Il sistema crea una copia del database corrente (operazione può durare da 1 a 10 minuti a seconda della dimensione)
Lo snapshot appare nella lista con stato "Completato"

Ripristinare da uno snapshot

Se volete ripristinare una versione precedente del database:

Nella lista degli snapshot, trovate quello che volete ripristinare
Cliccate il pulsante "Ripristina" sulla riga dello snapshot
Una finestra di conferma: "Questa operazione sovrascriverà il database corrente. Sei sicuro?"
Cliccate "Sì, ripristina"
Il database attuale viene sovrascritto con i dati dello snapshot
Nota: Il database precedente NON può essere recuperato

Eliminare uno snapshot

Per liberare spazio disco:

Nella lista degli snapshot, cliccate il pulsante "Elimina" sulla riga
Una finestra di conferma: "Sei sicuro? Lo snapshot non potrà essere recuperato."
Cliccate "Sì, elimina"
Lo snapshot è rimosso dal sistema

8.6 Troubleshooting Amministrazione

Problema	Causa	Soluzione
"Non hai permessi per accedere a questa pagina"	Non siete loggati come amministratore	Verificate il vostro ruolo. Solo Amministratore può accedere a queste funzioni
"Impossibile creare utente: username già esistente"	Lo username è duplicato	Scegliete uno username diverso
"Impossibile eliminare la sede: contiene utenti"	La sede ha utenti associati	Trasferite o eliminate gli utenti prima di eliminare la sede
"Reset password non ha inviato email"	Il servizio jobemail non è configurato	Contattate l'amministratore IT per verificare la configurazione SMTP
Il cambio database è rimasto bloccato	Errore durante il cambio	Attendere 10 minuti, ricaricate la pagina. Se il problema persiste, contattate il supporto
"Spazio disco quasi pieno"	I database stanno occupando troppo spazio	Eliminate snapshot non necessari. Contattate il supporto per estendere lo spazio disco